Dado limpo não é “higiene”; é proteção de receita.
Monte uma taxonomia de alertas objetiva: duplicidades, erros de formatação, campos ausentes, anomalias, erros de sincronização, falhas de workflow e problemas de roteamento.
Direcione cada alerta para o dono certo (Slack/e-mail/tarefas) com SLAs claros.
Corrija com regras de validação, ferramentas de Data Quality, painéis de erros de integração e logs de workflow; use ferramentas parceiras para deduplicação em massa/avançada.
Prove resultado com dashboards “antes/depois”: menos bounces, mais MQL→SQL, TTR menor, pipeline mais limpo.
O HubSpot reúne em Data Quality os sinais de duplicidade, insights de propriedades (incluindo anomalias nas versões Pro/Enterprise) e um resumo semanal com problemas e tendências. Trate esse hub como seu centro de sinais e expanda com workflows, listas e relatórios para vigiar o que realmente importa pro seu negócio.
Duplicidades & Mescla pendente
Contatos/empresas com sugestão de merge; monitore picos e capacidade diária de revisão/mescla.
Formatação/Padronização
Telefone, e-mail, números ou datas inválidos; evite “lixo” na entrada com regras de validação.
Campos ausentes / Lacunas de enriquecimento
Propriedades críticas vazias (Owner, Lifecycle, País, Indústria, UTMs). Rastreie e resolva de forma sistemática.
Anomalias/Outliers de propriedades
Valores fora do esperado (ARR, ACV, probabilidade). Investigue entrada de dados e lógica de negócio.
Erros de sincronização/integração
Quebras entre HubSpot e sistemas externos (ex.: Salesforce). Trate por categoria e tipo de correção.
Falhas de workflow/webhook
Ações que falham e timeouts de webhook. Identifique reincidências e notifique os responsáveis.
Roteamento & quebras de SLA
Leads/tickets sem dono, deals sem Amount/Close date, lifecycle inconsistente. Faça cumprir com validações e campos obrigatórios.
Nativos: banners de duplicidade, anomalias de propriedade, “propriedades para revisar” e o digest semanal de qualidade.
Customizados: workflows que criam tarefas, enviam Slack/e-mail e mantêm listas de “itens em risco” para reincidência.
Parceiros: dedupe avançado/em lote e normalização quando o volume ou a lógica ultrapassa o nativo.
Canais: Slack/e-mail para P0/P1; criação automática de tarefas na fila “Data Stewardship”; tickets internos “Data Fix” para ações entre times.
Ownership
RevOps: validação, governança, anomalias, consistência entre sistemas.
Sales Ops: higiene de conta/deal (Amount, Stage, Owner) e prontidão de pipeline.
Marketing Ops: higiene de formulários, UTMs, entregabilidade/consentimento.
Support Ops: campos de ticket, prioridade e metadados de SLA.
Prioridades
P0: falhas de sync bloqueantes ou queda de workflows.
P1: picos de duplicidade ou quebras de roteamento que afetam speed-to-lead/forecast.
P2: formatação/padronização.
P3: higiene leve para mutirões mensais.
P0 (bloqueante): mitigar em até 4 horas; documentar causa raiz em 24 horas.
P1 (material): resolver em 1 dia útil; quarentenar ou aplicar correção em lote conforme volume.
P2 (moderado): normalizar em 3 dias úteis; ajustar/adicionar validações.
P3 (baixo risco): corrigir em 7 dias úteis ou agrupar em sprints mensais.
Publique estes SLAs no playbook de RevOps e alinhe as notificações aos donos acima.
Diário: limpar a fila de duplicatas.
Semanal: revisar picos versus o baseline; corrigir pontos de coleta que geram duplicidade.
Em escala: matching por múltiplos critérios (e-mail + nome + domínio + similaridade), mesclas agendadas e log de exceções.
Aplique regras de validação (texto/número/data, padrões de telefone, listas controladas).
Bloqueie dados ruins em forms/imports; crie workflows de normalização para dados legados (ex.: caixa, país/UF padronizados).
Listas dinâmicas para propriedades críticas = unknown; dispare tarefas/Slack pros donos.
Enriqueca com sua fonte de verdade e use “forms de correção” para vendas/CS preencherem lacunas rápido.
Defina faixas aceitáveis; alerte drift (ex.: Amount, probabilidade de fechamento, ARR/ACV).
Entenda se é erro de digitação, drift de picklist ou sinal real de negócio.
Classifique por: mapeamento, picklists, permissões, limites de API, ownership, conflitos de lifecycle.
Atribua donos e implemente barreiras preventivas (revisão de mapeamentos antes de mudanças, governança de picklists, auditoria de permissões).
Use histórico e visão de erros dos workflows; configure alertas para falhas recorrentes.
Em webhooks, monitore status/timeout; implemente retries/backoff e notifique o dono da integração.
Padrões: dicionário de dados, convenções de nomenclatura, picklists canônicas (Indústria, País, Lead Source), regras de mescla.
Travas: validações, campos obrigatórios nos pipelines, formulários controlados, permissões por perfil.
Cadência: auditorias mensais em Data Quality; digest semanal para tendência; publique um RACI para eliminar dúvidas sobre quem corrige o quê.
Meça uma base de 4–8 semanas e compare no pós-remediação:
Saúde de dados
Duplicatas/dia (contatos/empresas)
% de completude em propriedades críticas
Anomalias/semana
% de e-mails/telefones válidos
Performance operacional
TTR (tempo médio de remediação) por prioridade
Erros de sync abertos vs. resolvidos
% de workflows sem erro nos últimos 7 dias
Impacto em receita
Taxa de bounce
Conversão MQL→SQL
Win rate / acurácia de forecast
Speed-to-lead (se havia problemas de roteamento)
Use isso nos QBRs para quantificar o impacto dos “alertas de qualidade de dados” no HubSpot.
Pico de duplicatas vs. baseline (contatos & empresas)
Registro sem owner (lead/deal/ticket)
E-mail/telefone inválido (falha de validação)
País/UF fora da lista (valor não padronizado)
Deal sem Amount ou Close date
Ticket sem Priority
UTM source/medium ausentes em novos contatos
Erros de integração > X nas últimas 24h (avisar RevOps)
Como implementar: cada alerta com notificação de workflow + tile no dashboard; escale para ferramenta parceira quando o volume passar da capacidade manual.
ARR/ACV fora da faixa esperada
Stage inconsistente entre sistemas (HubSpot ↔ CRM externo)
Taxa de falha de workflow > X% em 60 minutos
Drift de picklist (novos valores entrando por API/import)
Pico de origem de leads (suspeita de bot ou tagging)
Instrumente com checagens de anomalia, painéis de erro de integração e logs de workflow.
O HubSpot envia um resumo semanal automaticamente?
Sim. Ative o digest semanal para receber um snapshot de duplicatas, sugestões de formatação e propriedades a revisar.
Consigo prevenir dado ruim antes de entrar no CRM?
Sim. Use regras de validação, campos obrigatórios e picklists controladas em formulários/importações.
Onde corrijo erros de sincronização com Salesforce (ou outros)?
Na área de erros de sincronização da integração. Lá você diagnostica mapeamentos, picklists, permissões e limites de API.
Workflows me avisam quando algo quebra?
O histórico e a visão de erros ajudam a identificar ações com falha; adicione notificações para recorrências e revise os logs de webhook.
Quando eu preciso de uma ferramenta parceira para dedupe?
Quando o volume é alto ou a lógica de matching precisa ir além do padrão — a deduplicação em lote/agendada é mais rápida e segura.