Falar sobre sistemas de CRM não era algo tão frequente há um tempo atrás. Porém, nos últimos 5 anos surgiram vários players no mercado que ajudaram a disseminar o assunto nas operações comerciais de todo o Brasil. Mas, mesmo com várias empresas já adotando o uso desses sistemas, um ponto muito importante acaba ainda sendo negligenciado: a importância de conectar todos os sistemas do comercial com o seu CRM.
Porque esse ponto normalmente passa batido nas discussões? A resposta não é tão trivial quanto parece. Quando falamos em curva de adoção de tecnologias, vemos que as equipes internas das empresas não adotam com tanta rapidez o uso das novas tecnologias no dia a dia. Essa adoção leva um tempo considerável.
Um bom paralelo é olharmos para nossas vidas pessoais. Ao comprarmos um computador ou celular novo, demoramos um certo tempo (dependendo da sua maturidade tecnológica) até entendermos todas as funções que eles têm a nos oferecer. É claro que com sistemas de CRM não seria diferente.
Porém, antes de pensar em integração com CRM, vamos entender todos os produtos que são importantes de serem incluídos na estruturação de um poderoso stack de vendas.
Escolher os tipos de soluções que serão utilizadas em seu comercial não é uma tarefa fácil. Antes de tudo, é preciso entender muito bem como funciona o seu fluxo de vendas interno, como ele se integra com o seu funil de vendas, quais particularidades o seu mercado possui e também o quanto de orçamento existe para investimentos.
Antes de comprar uma solução de VoIP (Voz por IP) por exemplo, estude se cold call é o melhor método para prospectar na sua empresa. Antes de escolher uma ferramenta de automação de email para Outbound (famoso Sales Engagement), avalie se o seu mercado possui boas taxas de abertura de cold mail. É importante avaliar também se o seu cliente também é mais aberto a assinar contratos de forma digital se for contratar um software desse tipo.
Essa análise é vital para que não haja a contratação de ferramentas que não terão aderência com o seu mercado. Tomar esse tipo de decisão sem pensar, só levará a sua empresa a gastar mais dinheiro de forma desnecessária.
O único tipo de solução que pode ser implementado na empresa independentemente do mercado em que ela está inserido, são os mais voltados para visualização de dados como: PowerBI, Metabase e a própria Insight Sales. Independentemente do tipo de produto/serviço vendido, é preciso acompanhar os indicadores de forma consistente para tomar boas decisões.
Agora, uma vez que você analisou todos esses pontos, e definiu quais os melhores sistemas para compor o seu stack, vem a parte mais importante: quais sistemas possuem as melhores APIs.
Posso dizer inclusive que a qualidade da API é talvez mais importante que a robustez do sistema contratado. Isso porque conseguir fazer integrações com CRMs com qualidade, sem perder dados importantes e unificando toda a base de dados em apenas um sistema, é absurdamente essencial.
Vamos nos aprofundar?
Segundo o Canaltech, API é um conjunto de rotinas e padrões de programação para acesso a um aplicativo de software ou plataforma baseada na web. Resumidamente, é por meio da API que um sistema se conecta com outro. Sem isso, é praticamente impossível realizar esse trabalho de forma simples.
APIs dentro do contexto comercial são importantes pois, por meio delas é possível fazer integração com CRMs de todas as soluções utilizadas. Se você possui uma ferramenta de Sales Engagement, ao conectar ela via API com o seu CRM, é possível salvar todos os emails que foram disparados dentro da própria ferramenta registrado como atividade (dependendo da robustez de ambos os sistemas).
Da mesma forma, existem soluções de VoIP onde é possível registrar via API todas as gravações de ligações dentro dos respectivos leads no CRM.
Existem cenários inclusive onde o contratos são disparados automaticamente para assinatura via API quando um lead atinge um estágio específico dentro do funil de vendas no CRM.
Resumidamente, escolher sistemas com API mais robustas possibilita que várias partes do processo sejam automatizados, reduzindo, e muito, o tempo que a equipe investe para execução de tarefas manuais.
É importante ressaltar que mesmo CRMs que já possuem várias funcionalidades de outros sistemas de vendas de forma nativa ainda sim precisam ter uma API minimamente robusta para facilitar extração de dados que serão tratados por outros sistemas. Isso porque nativamente eles não possuem muitas regras de negócios que impedem que erros de preenchimento por parte dos vendedores impactem a qualidade dos indicadores e informações. (A plataforma da Insight Sales garante que isso não aconteça).
Explicamos ao longo do artigo o que deve ser levado em conta no momento de escolher um stack de vendas para ser integrado com o CRM e porque ter uma API robusta é importante. Agora, vamos apresentar as razões definitivas em termos de gestão e estratégia para investir tempo e dinheiro nesta frente. Vamos lá?
Já ouviu falar a expressão Source of Truth? A tradução literal é a mesma que está no título: fonte da verdade. Apesar de ser um termo simples, muitas empresas e gestores comerciais acabam não o implementado em suas rotinas.
Resumidamente, é preciso ter uma fonte única e confiável de dados para que a gestão tenha acesso sobre o que precisa ser melhorado e o que está funcionando bem no setor. Uma vez que as informações relevantes do processo estão em fontes distintas, é preciso conferir todas elas e depois unificar o resultado final em uma só base.
Ao mesmo tempo, é possível que a mesma informação esteja em duas fontes distintas. Um exemplo comum é quando empresas utilizam ferramentas de Sales Engagement que não atualizam as atividades de email disparados diretamente no CRM. Dessa forma, caso o vendedor mande um follow up específico fora da solução, ele precisa registrar a atividade para todos saberem que ele a executou. Dessa forma, acaba ficando a dúvida: em qual das ferramentas eu devo marcar a atividade como realizada, no CRM ou na ferramenta de Sales Engagement? Da mesma forma, ele pode se confundir, marcar nos dois, ou deixar de colocá-la no que foi definido pelo gestor como a fonte da verdade.
Por isso é importante ter o CRM como a única fonte da verdade, com todos os outros sistemas conversando com o mesmo via API, atualizando assim as informações e mantendo todas elas centralizadas e organizadas.
Já imaginou como é cansativo precisar conferir várias fontes de dados distintos? Ter que conferir informações em 2, 3 ou 4 sistemas diferentes não é lá o trabalho mais escalável do mundo.
Unificar todas as informações relevantes do processo em um único lugar também é garantia de economia de tempo por parte da gestão comercial. Pode parecer pouca coisa, mas o trabalho manual de centralizar toda a informação e depois conferi-la pode tomar até um dia inteiro do profissional de Sales Ops, roubando assim um tempo importante de sua rotina que ele poderia investir em realizar análises mais complexas e automatizar etapas do processo.
Por isso a integração com o CRM é vital para facilitar a gestão dos indicadores do processo, ao mesmo tempo que otimiza o tempo de trabalho da equipe comercial com trabalhos muito manuais e maçantes.
Responda mentalmente: você prefere o seu vendedor focado em realizar follow ups de qualidade ou em preencher várias ferramentas de vendas? É melhor que o tempo do seu Sales Ops seja focado em automatizar trabalhos muito manuais da equipe ou que tenha como objetivo recolher e centralizar dados?
Imagino que a resposta para as duas perguntas sejam:
Porém, em setores comerciais onde não existe integração com CRM, a equipe acaba realizando muitas tarefas braçais que tomam o tempo que poderia ser investido em atividades mais rentáveis.
Com isso, o processo fica mais lento e todo o setor passa a gerar muito menos retorno do que poderia.
Nem todas as integrações são simples de serem executadas. É preciso muito esforço e dedicação por parte da equipe comercial e tecnologia para realizar todas essas ações. Porém, é um trabalho que é realizado apenas uma vez e pode gerar uma série de benefícios conforme descrevemos ao longo do artigo.
E mesmo que essas integrações precisem de manutenção pontual, ainda sim é mais rápido realizar esse trabalho, do que diariamente cobrar os vendedores para fazer um imenso esforço braçal em tarefas que naturalmente os deixarão desmotivados.
Se quiser saber como fazer a integração do seu CRM com diversas ferramentas, fale com a gente!