Brenda Linhares - Partner & CMO @Insight Sales
À medida que produtos e tecnologias inovadoras surgem no mercado de vendas, muitas empresas adotam essas ferramentas para gerar mais valor e eficiência para suas equipes internas. Isso significa que essas organizações estão lidando com um volume de dados proveniente de uma gama enorme de fontes - um cenário empresarial nunca antes visto.
Acontece que, sem uma abordagem estratégica - e que tenha como foco uma integração correta desses dados - as empresas se vêem na necessidade de centralizar essas informações da única maneira conhecida até então: no formato de um projeto longo, complexo, rígido e robusto, onerando o tempo das equipes de TI, cientistas de dados, sales operations, engenheiros de dados e outros (além de, claro, muito dinheiro investido).
Essa complexidade no processo de integração acaba por se perpetuar, pois, inevitavelmente, haverá a necessidade de mudanças adicionais nessas integrações à medida que a tecnologia continua a evoluir, e as organizações continuam adotando novas ferramentas para ajudar com seus gargalos internos.
Diante dessas fontes diversas de informações, que são constantemente adicionadas ou modificadas, uma integração de dados simplificada, ágil, flexível e moderna é mais do que essencial. Em um mundo digitalizado, onde as organizações devem mudar rapidamente sua abordagem para acompanhar o mercado, é preciso que isso seja possível sem que se acione a todo momento um projeto complexo.
Por isso, acompanhe esse guia voltado para executivos de vendas para entender como uma correta integração de dados pode agregar valor para a sua empresa, e qual o melhor caminho a se tomar na organização de dados descentralizados.
Entenda os termos relacionados à integração de dados
A integração de dados é um tópico amplo, com uma abundância de conceitos relacionados, então é fácil se confundir. Vamos começar definindo alguns termos mais técnicos que fazem parte do processo de integração de dados, e que podem te ajudar no momento de buscar a melhor solução para unificar as suas valiosas informações:
Integração de dados
A integração de dados é o processo de mover diferentes conjuntos de dados provindos de bancos de dados, de plataformas SaaS e de outras fontes em um único repositório centralizado.
As empresas optam por integrar dados por vários motivos, incluindo redução de silos de dados, atualização de sistemas legados e produção de uma inteligência de negócios (Business Intelligence) mais completa e resolutiva.
Migração de dados
A migração de dados é um evento único, no qual os dados são movidos de uma plataforma para outra e o destino se torna uma nova fonte de dados.
Garantir a transferência adequada de dados é um componente chave dos planos de migração. Isso significa que é necessário haver um plano de contingências para garantir que nenhum dado seja perdido nessa etapa. Isso exigirá uma garantia de que o backup da solução de armazenamento de dados atual seja feito em um local secundário antes de iniciar qualquer migração. Portanto, o gerenciamento de dados é uma consideração especialmente importante ao conduzir uma migração de banco de dados.
Ingestão de dados
A ingestão de dados é o processo que envolve a importação para posterior armazenamento em um banco de dados. Quanto mais rápida e completa uma organização consegue ingerir dados em um ambiente analítico de sistemas de produção heterogêneos, mais poderosos e oportunos podem ser os insights analíticos.
Portanto, antes que os dados possam ser usados para fins de inteligência comercial, eles devem ser ingeridos.
Replicação de dados
A replicação de banco de dados envolve a cópia, transferência ou integração de dados de um banco de dados em um servidor ou computador para outro, eventualmente criando um banco de dados distribuído. Depois que a replicação de dados ocorre, os usuários têm acesso às mesmas informações, o que facilita a geração de relatórios completos de Business Intelligence.
ETL
ETL - Extract, Transform, Load ou Extrair, Transformar, Carregar - refere-se ao processo de extração, transformação e carregamento de dados em um novo destino.
Neste processo, uma ferramenta de ETL extrai dados de uma fonte, carrega-os em um armazenamento físico ou virtual e os transforma conforme a necessidade de análise da equipe. A sequência dessas etapas pode variar, dependendo se o destino é local ou na nuvem.
ELT
ELT - Extract, Load, Transform ou Extrair, Carregar, Transformar - é semelhante ao ETL, mas os dados são transformados depois de serem entregues ao seu destino, que geralmente é um data warehouse na nuvem.
Extração
A extração de dados se refere ao processo de direcionar e recuperar dados de uma fonte para começar a movê-los para um novo destino, geralmente projetado para oferecer suporte ao processamento analítico online (ou OLAP - Online Analytical Processing).
Carregamento
O carregamento se refere ao processo de entrega de dados em um banco de dados de destino depois que os dados foram extraídos de uma fonte. Os dados podem ser transformados antes do carregamento (ETL) ou pós-carregamento (ELT).
Transformação
A transformação de dados é o processo de alterar os dados à medida que (ou depois) que são movidos de uma origem para um destino. Ela ocorre usando regras ou tabelas de pesquisa, ou combinando dados com outros dados.
Passo a passo para planejar a integração de dados entre sistemas
Conforme você planeja um processo de integração de dados, é importante começar com um checklist para garantir que você não negligencie pontos técnicos ou comerciais importantes. Abaixo, criamos uma lista de perguntas essenciais que devem ser respondidas e documentadas antes de iniciar a integração:
1. Liste os stakeholders
Analise a equipe e anote todos os colaboradores que serão essenciais para o bom andamento desse processo:
- Quem vai liderar ou ser o intermediador no projeto de integração de dados?
- Quem mais deve estar envolvido?
- Os papéis estão claramente definidos?
- A solução proposta será usada apenas pela equipe de vendas ou outros departamentos precisarão do acesso?
- A ferramenta contratada exige que a sua equipe de TI (ou cientistas de dados, sales operations, engenheiros de dados e outros) participe, ou a empresa contratada será a responsável técnica durante todo o processo?
2. Trace as metas e objetivos
É essencial também entender os "porquês" da iniciação do processo de integração:
- Qual é a principal razão para este projeto de integração de dados acontecer?
- Existem razões secundárias?
- Como você medirá o sucesso deste projeto?
- Que resultados específicos você busca?
- Qual é o cronograma esperado para o projeto de integração de dados?
3. Documente o processo atual
Antes de partir para um novo e mais eficiente processo de integração de dados, documente como essa integração (mesmo que manual) é feita atualmente:
- Quais processos, se houver, são usados atualmente para integração de dados?
- Quais sistemas de hardware / software estão sendo usados e para qual finalidade?
- Existe algum armazenamento de dados baseado na nuvem?
- De que forma os processos / sistemas atuais mudarão quando um novo processo de integração de dados estiver em vigor?
- Serão necessários funcionários adicionais para garantir o sucesso do novo processo?
4. Identifique os dados existentes
Avalie as ferramentas atuais (incluindo planilhas, se for o caso), e veja como cada membro da equipe está acessando os dados, se alguma dessas plataformas está sendo subutilizada, e como seria interessante que a equipe acessasse esses dados no final da integração:
- Você consegue identificar todas as fontes de dados?
- Todas essas fontes serão necessárias no processo?
- O que você obtém atualmente com esses dados?
- O que as partes interessadas gostariam de obter com esses dados no final?
5. Avalie as soluções de integração de dados
De acordo com a quantidade de dados e departamentos envolvidos no processo, é preciso entender se a integração deve ser uma demanda interna (algo que pode ser muito trabalhoso, e muitas vezes demandar a contratação de desenvolvedores com esse know-how específico), ou se a contratação de uma ferramenta que já inclua as suas demandas é uma melhor solução no caso da sua empresa:
- Você criará suas próprias ferramentas ou comprará ferramentas locais ou baseadas em nuvem?
- Qual é o custo da solução potencial, caso decida na contratação?
- Você precisará de um hardware ou software adicional?
- Quanta manutenção será necessária durante e após a integração (semanal, mensal, trimestral)?
- Sua equipe pode usar e manter a solução de integração de dados ou exigirá contratações adicionais ou assistência externa?
6. Determine como será o gerenciamento
Importante também entender quem fará a gestão da solução final, e como esse gerenciamento deve ser em termos de métricas de vendas e relatório de dados:
- Você estabeleceu KPIs e métricas?
- Quem terá acesso a essa solução final?
- Quem vai gerenciar a nova solução?
- Existe uma equipe de sales operations ou será o próprio gestor de vendas quem fará o acompanhamento?
- Para quem esse relatório geralmente é apresentado?
Esta lista de verificação não é fechada, e cada organização terá demandas únicas a considerar. Mas, fazer perguntas semelhantes para iniciar o processo de integração de dados te ajudará a colocar as partes interessadas na mesma página, podendo também ajudar na disseminação da ideia de organização e modernização do seu setor de vendas.
Integração de dados no setor comercial
Uma pesquisa da MarketsandMarkets mostrou que o mercado de integração de dados pode valer até 12,24 bilhões de dólares até 2022.
Isso porque os dados são um recurso empresarial valioso, mas sua utilidade é limitada, a menos que eles sejam atuais, precisos e estejam disponíveis para todos na organização que se beneficiariam com sua análise (e isso só é possível com uma integração bem feita).
Por isso, as ferramentas e tecnologia de integração de dados atuais são projetadas principalmente para transformar dados brutos em percepções e relatórios simplificados e valiosos. Esses painéis de negócios informam aos tomadores de decisão o que está acontecendo em suas operações, e também podem esclarecer por que isso está acontecendo, de forma rápida, e em tempo real.
Destruindo silos de informação
Os dados corporativos geralmente são isolados em departamentos organizacionais: os dados financeiros ficam no departamento financeiro, os dados de vendas no departamento de vendas, e os dados de marketing ficam no departamento de marketing. A integração de dados elimina os silos de informações (sistemas, planilhas ou aplicativos desconectados entre si) ao disponibilizar os dados centralizados em um sistema único personalizado para os tomadores de decisão. Isso garante uma visão 360° do negócio, com insights sobre como melhorar as operações, os produtos, economizar dinheiro e descobrir oportunidades ocultas. Ao reunir e analisar dados de várias fontes por meio da integração, os líderes de negócios podem descobrir tendências e padrões que antes eram impossíveis de encontrar.
Lidando com o fluxo constante de dados
Dados sobre vendas, despesas, leads e outras atividades de negócios estão sempre em constante movimento. A cada segundo, os sistemas geram e armazenam dados, e as organizações adicionam novas fontes de informações o tempo todo. Em uma situação onde há uma imagem imprecisa dos dados disponíveis, relatórios maliciosos, conclusões analíticas enganosas e tomada de decisões incertas, esse tipo de centralização dos seus números é essencial para que o seu comercial não perca potenciais e atuais clientes, e, consequentemente, muito dinheiro.
Os processos que automatizam as tarefas de integração não apenas tornam uma organização mais eficiente, mas também aumentam a precisão e a consistência dos dados em sistemas e aplicativos de negócios. Pode ser muito comum, por exemplo, diferentes vendedores em uma organização se referirem ao mesmo cliente de maneiras diferentes, o que pode gerar uma imagem de ineficiência e desorganização da sua empresa. Um vendedor, por exemplo, pode inserir uma empresa no CRM como "Insight Sales", outro como "IS." e ainda outro como "Insight Global". O mesmo pode ser dito de nomes, endereços e outros elementos de dados que são comuns a um registro mestre de clientes. Com as ferramentas e os processos de integração corretos, a probabilidade de erros e consistências cai vertiginosamente, pois menos informações serão inseridas de forma manual nos sistemas.
Disponibilize os dados certos na hora certa
Mais do que nunca, as organizações de hoje devem ser capazes de reunir informações de vários softwares e interpretá-las de forma holística. Porém, muitas ainda não tem certeza de qual caminho tomar.
Construir sua própria solução de integração de dados pode parecer tentador se você estiver diante de um projeto menor, e com poucas fontes de dados. Porém, criar uma plataforma ETL do zero requer uma grande quantidade de experiência em desenvolvimento de sistemas, além do custo da manutenção (necessária de tempos em tempos). Portanto, é preciso pensar com cautela antes de tomar essa decisão.
Em um mundo em rápida evolução, onde novos sistemas são colocados online com uma frequência cada vez maior, é importante ter uma estrutura de integração que possa se adaptar de forma rápida e ágil. Isso levará o seu comercial a novos insights e melhores decisões de negócios.
Se você deseja contratar um serviço de ETL em nuvem - que possui mais de 120 regras de negócios (que são a garantia de dados precisos) - a Insight Sales é uma opção que vai simplificar o processo de integração de dados do seu comercial.
