Acredito que não exista um vendedor que nunca tenha tido contato com planilhas. Elas são a primeira ferramenta que vem à mente da equipe comercial quando falamos de acompanhar processos, analisar dados ou mesmo calcular a própria comissão.
Por já existirem no mercado há bastante tempo (mais precisamente desde a década de 80), elas costumam ser o melhor amigo, pelo menos no começo, de todo profissional de operação de vendas.
Simples, intuitivas e extremamente flexíveis, uma planilha se bem utilizada pode resolver muitos problemas de uma área comercial.
Para empresas que estão começando, geralmente são utilizadas com as mesmas funções de um CRM. Em operações que ainda não possuem processos de Sales Ops e trabalham com baixo volume de dados, tomam a função de acompanhamento de resultados.
Hoje temos ainda a possibilidade de utilizar o Excel (ou o seu análogo, Google Planilhas) na nuvem, aumentando assim a interatividade entre as equipes.
Enfim, existem muitas vantagens no uso das planilhas para a área de vendas, mas nosso foco nesse artigo é trazer uma visão um pouco mais aprofundada.
A pergunta principal é: quando uma planilha começa a atrapalhar um processo comercial?
Nós da Insight Sales particularmente gostamos do Excel. Ousamos dizer que mais de 90% dos softwares existentes nada mais são do que uma planilha adaptada para cenários específicos.
Apesar de ser uma ferramenta extremamente poderosa, existe um momento em que é preciso analisar se vale a pena contratar sistemas especializados ou continuar utilizando uma planilha para extrair informações e realizar análises.
Vamos lá?
Quando falamos das maiores vantagens de um sistema, temos que fazer uma análise 360º para descobrir se para cada vantagem oferecida, o sistema em contrapartida devolve um problema para sua empresa.
Nesse quesito o Excel leva vantagens sobre plataformas mais complexas e vou te explicar o por quê:
Vantagem 1 - Fácil de implementar
O Excel fornece uma grande quantidade de funcionalidades para os seus usuários, desde realizar contas simples, até criar algumas automações.
Porém, no cenário da grande parte das áreas comerciais não é necessário ir muito além do que apenas realizar multiplicações, divisões, somas e subtrações para chegar aos resultados buscados.
Logo, qualquer pessoa com conhecimento básico de matemática consegue operacionalizar planilhas no dia a dia. Com isso, não haverá necessidade de um treinamento longo e complexo para ensinar uma pessoa a realizar esse trabalho. Basta adquirir o Excel para tê-lo implementado em sua empresa.
Importante ressaltar também que usuários do Gmail também tem acesso ao Google Planilhas, uma versão online do Excel. Se a sua empresa utiliza esse serviço, você tem planilhas na nuvem e talvez nem saiba disso.
Vantagem 2 - Flexibilidade extrema
Uma planilha Excel pode ser um CRM simples, um repositório de dados comerciais, uma forma de calcular comissões da equipe, ser um dashboard comercial, enfim, as possibilidades são infinitas e de acordo com a sua necessidade.
Com um pouco de conhecimento em programação, o alcance se torna maior, pois o Excel possui uma ferramenta avançada de edição chamada VBA. Com o VBA, é possível criar automações dentro da planilha, para gerar os mais diversos resultados possíveis. Sejam gráficos criados a partir de um clique, alterações de layout ou fórmulas mais complexas, o céu é o limite.
Portanto, se o seu orçamento é curto para investir em soluções de mercado, com um pouco de conhecimento de programação você pode tornar o seu Excel em um dos motores de análise de dados da sua empresa.
Vantagem 3 - Podem ser integrados com outros sistemas da sua empresa
Existe um modelo de software de integração que ainda não é tão difundido aqui no Brasil, mas é extremamente conhecido nos Estados Unidos, um deles de nome Zapier. Com ele, é possível integrar os mais variados sistemas sem precisar escrever uma linha de código.
Para quem está em dia com o inglês, nesse link eles mostram alguns exemplos das milhares de integrações que o software já possui com o Excel. Muitas delas podem economizar várias horas de trabalho, anabolizando sua planilha e fazendo-a trabalhar em conjunto com todos os outros sistemas que sua empresa já trabalha.
Falando de integração especificamente com um CRM, já imaginou sempre que movimentar um lead, isso já ser contabilizado em sua planilha? Ou para quem trabalha com Marketing, não seria interessante registrar em uma planilha Excel todas as conversões de lead no Facebook de forma automática, sem precisar exportar CSV? Com o Zapier isso também é possível.
Vantagem 4 - É gratuito!
Para grande parte das empresas, as planilhas estão prontamente disponíveis e geralmente são gratuitas. Seja porque a sua empresa já utiliza o Microsoft Office e tenha disponível facilmente a ferramenta nos computadores ou porque sua utilização seja através do G-Suite (que também já faz parte da maioria das companhias), a maioria das pessoas com uma conexão à Internet poderão acessá-las tranquilamente, e não será preciso convencer o pessoal de Suprimentos ou Financeiro da empresa da importância de se investir em determinado software caso o budget seja muito baixo.
Vantagem 5 - Requer pouco treinamento
Afora a parte de construção de fórmulas que podem ser um pouco complicado e exigir um nível maior de experiência, o registro de informações nas planilhas é bastante intuitivo e não requer um treinamento intensivo para o seu entendimento. Isso faz com que as planilhas sejam uma opção extremamente acessível para equipes que estão crescendo em uma velocidade muito rápida e acabam não tendo tanto tempo para treinar novos funcionários na utilização de softwares maiores, mas que mesmo assim precisam ter os registros das informações em algum lugar.
Até agora advogamos bastante em favor do Excel. Afinal, como falar mal de uma ferramenta que ajuda pessoas há mais de décadas?
Porém, toda história possui dois lados. Da mesma forma que o Excel possibilitou muitos avanços, dependendo do tamanho da empresa, do volume de dados e também das necessidades de automações e permissões de uso que existem, ele pode mais atrapalhar do que ajudar.
Descreveremos com mais detalhes alguns cenários abaixo mostrando as desvantagens da planilha Excel para o seu negócio:
Desvantagem 1 - Lentidão
Queremos deixar um ponto bem claro em nossa análise. Os problemas de uma planilha Excel estão mais relacionados ao momento do seu negócio do que necessariamente o software não ser bem feito.
A lentidão é um desses exemplos. Caso você tenha um volume muito grande de dados sendo processados em sua planilha, a tendência é que ela fique cada vez mais lenta.
Isso é ainda mais comum para o Google Planilhas e o Excel na nuvem. Caso você utilize ambos no seu Chrome, esse problema será ainda mais latente.
Como hoje não existe uma forma de corrigir esse gap (a não ser comprar mais memória RAM), a melhor recomendação é adotar um sistema feito sob medida para suas necessidades quando o volume de informação for muito elevado.
Desvantagem 2 - Complexidade
Uma das maiores vantagens que ele possui depois de um tempo também acaba se tornando o seu maior Calcanhar de Aquiles.
No começo do texto, falamos que o Excel permite a utilização do VBA para realização de tarefas mais complexas. Caso você não trabalhe com muitas pessoas em sua equipe e seja o responsável por atualizá-la, as coisas correm bem.
Mas quando chega o momento de repassar essa responsabilidade para um novo membro, será necessário ensiná-lo como a planilha funciona (especialmente porque você já conhece as fórmulas e atalhos criados) ou contratar alguém que já tenha esse conhecimento prévio, o que não é muito trivial de se encontrar.
Ao mesmo tempo, quando a planilha começa a ficar lenta, fica cada vez mais difícil de evoluir com os dados e informações.
Esse também é outro cenário onde mudar para sistemas especializados faz mais sentido.
Desvantagem 3 - Não são escaláveis
Esse terceiro ponto é consequente dos descritos nos itens 1 e 2. Controlar os seus dados e atividades em uma plataforma que um dia ficará lenta, complexa e não tem muitas funcionalidades de controle de acesso e permissões de uso, acaba não sendo o melhor caminho quando precisamos repassar todas essas informações para outras pessoas e equipes. Você acaba se tornando refém da ferramenta!
Como não são escaláveis, frequentemente precisam ser substituídas (você talvez tenha que repassar as informações do zero para outra plataforma) ou então terá que fazer cada vez mais manutenções para permanecerem atualizadas, funcionais e atendendo as demandas de quem a construiu, gerando assim mais trabalho, mais tempo gasto e mais pessoas envolvidas no gerenciamento.
Em resumo, para quem busca mais escalabilidade e menos manutenção (com um volume grande de dados), uma planilha Excel pode não ser o melhor caminho.
Desvantagem 4 - Segurança das informações
Ao contrário de um software dedicado que geralmente requer um acesso exclusivo ao fazer o login, uma planilha de Excel pode ser compartilhada com qualquer pessoa com o simples envio de um e-mail errado, por exemplo, basta a planilha estar anexa ou ser de visualização pública para quem tiver o link.
Portanto, manter dados importantes financeiros em planilhas pode ser um complicador caso a sua empresa trabalhe com dados sensíveis e exclusivos.
Desvantagem 5 - Excesso de erros
Segundo vários estudos, quase 88% das planilhas de Excel podem conter erros, e nada pode ser mais prejudicial para um negócio do que dados e números incorretos.
Agora pense em um documento que será compartilhado com várias pessoas, e que muitas poderão alterar os dados existentes no mesmo. Esse pode ser o caminho de várias decisões ruins para o seu negócio.
Enfim, planilhas são fantásticas e podem substituir qualquer solução que você possua hoje na sua empresa.
A pergunta principal é, vale mesmo a pena fazer isso? A resposta: depende do seu orçamento, tamanho da equipe e volume de dados gerenciados atualmente.
Se a sua empresa for pequena e ainda não tem tanto orçamento, as planilhas vão fornecer as funcionalidades que você precisa a um custo inicial quase nulo. Elas basicamente possuem todas as funcionalidades que um pequeno negócio precisa para acompanhar métricas, compilar informações e automatizar algumas rotinas, mas de forma manual. Elas também geram bastante valor para realizar atividades pontuais como cálculo de comissões, algumas projeções de meta, dentre várias outras atividades não frequentes.
Porém, caso sua empresa tenha condição de contratar sistemas na nuvem mais especializados em resolver problemas do seu dia a dia, esse é o melhor caminho (afinal, muitos sistemas nada mais são do que planilhas de Excel extremamente customizadas para demandas bem específicas, e isso não é algo ruim). Esses sistemas irão realizar de forma automática várias tarefas que você precisaria realizar manualmente. São mais rápidos, leves e estão sempre evoluindo.
Agora falando de plataformas de CRM (ou outras com funções mais robustas), quem já usou sabe que é quase impossível utilizar uma planilha de Excel para as mesmas funções de forma eficiente. Você gastaria um tempo muito maior para fazer essas mesmas funções e de forma muito menos eficiente.
Nossa conclusão é: tente (dentro dos seus limites financeiros) ao máximo automatizar dados mais importantes em plataformas mais robustas e intuitivas, pois isso facilitará a sua rotina comercial deixando assim o seu tempo mais voltado para ações que vão gerar novas receitas para você, o que certamente deve sempre ser o seu maior foco. Mas sempre pesquise muito bem antes de contratar qualquer ferramenta para que essa adoção de tecnologia funcione da melhor forma para a rotina da sua empresa.