A importância do “single source of truth” em vendas

Imagine o seguinte cenário: você precisa encontrar um documento com informações importantes para sua próxima reunião que começa em cinco minutos. Rapidamente você percorre um mar de anexos de e-mails e outros seis ferramentas que a sua empresa contratou.

Com apenas um minuto restante, o arquivo é encontrado! Quando a sensação de alívio mal foi percebida, outros seis arquivos similares aparecem, trazendo um desfile confuso de dados, palavras-chave e informações sublinhadas. Você então escolhe um e torce para que seja a opção correta...

Este é apenas mais um dia de trabalho de vários profissionais dessa nova era digital, graças à sobrecarga de informações e plataformas existentes para diferentes funções.

Outro cenário comum são grupos de executivos que se reunem para discutir questões importantes que desafiam as organizações, e logo descobrem que não falam a mesma língua. Embora eles entendam o contexto dos argumentos, existem entraves com o fundamento das discussões. Muitas vezes os números trabalhados por cada executivo são muito distintos, e, ao invés de gastarem o tempo da reunião chegando a um acordo sobre os próximos passos na resolução desses problemas, cada executivo acaba saindo da reunião se perguntando quais números estavam corretos. Em vez de suas tomadas de decisão serem baseadas em dados, eles ficaram paralisados pela desorganização dos mesmos, onde diferentes equipes são incapazes de construir estratégias coletivas porque não compartilham a mesma linguagem e informações.

Esses cenários são comprovados. Pesquisas mostram que quase 70% dos CFOs acreditam que as equipes carecem de um melhor aproveitamento dos dados operacionais para uma extração de insights de negócios mais eficaz. Porém, muitas empresas ainda lutam com problemas de organização de informações provenientes de várias fontes, falta de colaboração entre as equipes, baixa precisão dos números e acessibilidade insatisfatória.

Estes e outros fatores críticos são resolvidos ao garantir que todas as partes interessadas utilizem os mesmos dados para as tomadas de decisões. Ou seja, é preciso que todos os envolvidos estejam trabalhando a partir de uma única fonte de verdade (ou, em inglês, single source of truth). Com essa prática, os tomadores de decisão terão uma imagem mais clara dos dados que possuem e dos obstáculos que se interpõem no caminho de um crescimento mais escalável. Desta maneira, é possível também selecionar melhores ferramentas e serviços, incluindo soluções em nuvem, que devem ser projetados sempre para ajudar a otimizar as estratégias de negócios e não para dificultar essa evolução.

Não importa o seu nicho ou setor, sua empresa precisa de uma única fonte de verdade. Não tem certeza se vale a pena o esforço? Acompanhe esse artigo e tire suas próprias conclusões.

O que é uma única fonte de verdade (ou SSOT - single source of truth)?

Fonte única de verdade (SSOT) é um conceito utilizado para garantir que todas as partes interessadas dentro de uma organização baseiem suas decisões de negócios nos mesmos dados, que são provenientes de uma mesma fonte.

Atualmente, esses dados se encontram espalhados em vários sistemas dentro de uma empresa, tornando assim um desafio fazer a leitura correta dos indicadores e resultados, já que nem todos os membros da organização estão operando com as mesmas informações, ou tem acesso às mesmas.

Muitas vezes, cada uma dessas ferramentas apresentam números diferentes - até mesmo quando tratamos de sistemas semelhantes - tornando difícil para os profissionais saberem em quais dados deve-se confiar.

Desta maneira, criar uma single source of truth ou uma única fonte de verdade é a solução ideal para agregar os dados desses vários sistemas em um único local. Ao invés de armazenar seus arquivos, decisões e mensagens em sistemas separados, o SSOT mantém tudo centralizado, facilmente acessível e pesquisável.

Um exemplo simples desse processo são os motores de busca. Digamos que um usuário faça uma consulta sobre seu restaurante favorito. O Google pretende ser a única fonte da verdade para qualquer informação que ele queira saber sobre este restaurante; como o horário de funcionamento, telefone, localização, link do menu e classificações do público. O Google então traz dados de muitas fontes (Google Maps, site do restaurante, Yelp ou as próprias avaliações do Google) em um único lugar.

Benefícios de implementar uma estratégia de single source of truth

Tal como acontece com muitos outros processos de negócios, a abordagem da sua empresa para o gerenciamento de dados oferece mais valor e economia quando é bem otimizada.

Hoje, o desafio predominante para a maioria das empresas não é a falta de dados, mas a escolha dos números nos quais se concentrar. Embora atuar com base em inteligência de negócios derivada de dados seja essencial para se manter competitivo atualmente, as empresas muitas vezes passam muito tempo debatendo quais números, invariavelmente de fontes diferentes, são os números certos a serem coletados e analisados.

Como você deve imaginar, essa fragmentação de informações custa à sua equipe muitas horas por semana de trabalho. De acordo com a McKinsey, seus funcionários passam pelo menos 20% da semana apenas procurando informações ou pedindo informações aos colegas de trabalho.

Por exemplo: métricas de plataformas de mídias sociais podem apresentar uma imagem dos dados demográficos de uma forma específica, enquanto o feedback dos fornecedores ou pesquisas online podem lhe dizer algo totalmente diferente. Como os líderes corporativos podem decidir quais pontos de dados usar em cenários assim?

A resposta é estabelecer uma única fonte de verdade para eliminar esse problema. Em vez de debater qual das muitas fontes de dados deve ser usada para tomar decisões da empresa, todos podem usar uma mesma fonte unificada.

Outros benefícios, são:

• Eliminar entradas duplicadas de dados ou erros humanos
• Fornecer aos tomadores de decisão os dados certos na hora certa
• Reduzir substancialmente o tempo gasto na identificação de quais dados registrados são os corretos
• Melhorar os recursos de inteligência de dados da empresa
• Tomadas de decisão mais rápidas e oportunas

Como implementar uma estratégia single source of truth

Implementar uma única fonte de verdade para sua organização pode ser um processo simples se você seguir as etapas abaixo:

1. Identifique todas as fontes de dados

Saber quais dados você deseja utilizar é a primeira etapa para gerenciá-los com mais eficácia.

Portanto, reúna os líderes seniores e descubra os prós e os contras de cada uma de suas fontes de dados e escolha as melhores disponíveis.

Em seguida, identifique nos departamentos selecionados quem precisa de quais tipos de dados. Certos níveis de permissão serão necessários?

Sua infraestrutura de TI existente pode dar suporte no entendimento e execução do processo de integração? Caso não haja uma equipe de TI robusta disponível, empresas como a Insight Sales podem fazer essa análise através de uma consultoria de dados e vendas.

2. Escolha sua ferramenta de integração de dados

É necessário escolher uma solução que especificamente ofereça recursos de integração com seu ambiente de software existente e, idealmente, com capacidade de se conectar aos aplicativos e fontes de dados futuros que você adicionar. Certifique-se também de que ele tenha recursos sólidos de análise de dados, centralização e gerenciamento contínuos de dados e análises acessíveis e amigáveis para diversos colaboradores.(A Insight Sales é um exemplo desse tipo de ferramenta.)

3. Limpe e organize seus dados

Após a integração, é hora de vasculhar seus dados para remover redundâncias e eliminar erros. Certifique-se de que todos em sua equipe entendam os bons processos de inserção de informações e sigam os protocolos que você definiu para garantir a captura correta de dados e o mínimo de erro humano. Uma treinamento dessa nova metodologia pode ser o ideal para garantir que essa nova cultura de trabalho seja estabelecida.

Single source of truth para dados de vendas

Digamos que uma Empresa X tenha montado um ambiente de software com vários sistemas distintos. Eles têm software de contabilidade, o pacote office, software de automação de marketing, e um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Essas diversas fontes de dados fornecem uma gama de informações úteis, mas muitas (ou mesmo a maioria) delas estão em silos (ou seja, aplicativos e software que não se comunicam entre si), exigindo conversão manual, importação ou algum outro método de transformação para fazer o software A se comunicar com o aplicativo B.

Quando chega a hora de tomar decisões, o debate se torna moroso à medida que as equipes tentam estabelecer qual dos muitos silos de dados contém os dados mais relevantes.

Outro fator que deve ser mencionado é em relação à gestão de leads. A maioria das empresas B2B concentra-se na geração de leads para impulsionar as vendas, no entanto, dependendo das plataformas e estratégias que se utiliza, um "lead" pode ter significados diferentes. Em uma landing page por exemplo, o envio de um formulário online pode contar como um lead, seja essa landing page voltada para um público mais quente ou mais frio. Vários contatos feitos em uma feira também podem aparecer como leads soltos em seu sistema CRM. Seu sistema de automação de marketing poderá aplicar filtros e remover duplicatas para criar um lead que foi “qualificado” pelo marketing. Quando esses leads de marketing são repassados para sua equipe de vendas, eles podem aceitar apenas alguns deles como oportunidades de vendas legítimas que desejam investir seu tempo. Se você deseja otimizar a geração de leads verdadeiramente qualificados, qual variação você escolherá? Qualquer desalinhamento aqui pode ter consequências financeiras, pois as equipes acabam trabalhando em direções diferentes, perdendo muito tempo com uma estratégia sem foco e sem propósito.

Quando uma empresa possui vários sistemas e informações para se basear, é fácil sentir que é orientada por dados, quando na verdade não é.

Para adotar uma estratégia single source of truth em vendas é preciso seguir alguns passos. São eles:

1- Determine quais os principais indicadores comerciais

Os principais interessados devem concordar sobre quais indicadores principais serão usados para monitorar o desempenho do comercial. Isso vai desde a equipe de vendas, marketing, financeiro até os C-levels envolvidos.

2- Documente o que são leads qualificados por canal

Além disso, estabelecer o que é um lead quente para cada um desses diversos canais de prospecção se torna essencial antes de fazer a integração das ferramentas como fonte única selecionada.

3- Garanta um Funil de Vendas único e organizado

Estabelecer um Funil de Vendas único e eficiente onde todos esses leads "cairão" de forma organizada e em suas devidas etapas determinadas, garantirá que o seu executivo de vendas não perca tempo com leads pouco qualificados.

4. Selecione uma ferramenta de integração

Obter os benefícios de uma única fonte da verdade também exigirá a adoção de uma nova ferramenta de software com esse propósito. Uma solução desenvolvida especificamente com esse foco, como a Insight Sales, dá às organizações acesso à análises avançadas e de forma rápida e eficiente.

Ao fornecer um núcleo central que se integre prontamente a uma ampla variedade de aplicativos diferentes, diferentes equipes podem trabalhar juntas, utilizando elementos de dados transparente e organizados, e agora totalmente integrados.

Como a Insight Sales facilita a estratégia de SSOT

A Insight Sales tem a capacidade de reunir e organizar os seus dados de vendas em alta escala, pois possibilita que você traduza todas as informações do seu CRM em um painel de visualização de dados simplificado e revelador sobre o seu processo e resultados.

Além disso, com a nossa API, você terá a possibilidade de integrar todos os dados de ferramentas como Data Studio, Power BI e Metabase em um só lugar.

Por isso, ao implementar uma única fonte de verdade em toda a organização, você poderá acompanhar seus números com tranquilidade sabendo que as decisões de negócios estão sendo tomadas com base nos melhores dados disponíveis.