Criando Relatórios de Vendas que engajam

Atualmente, é difícil ficar um dia sem ouvir falar da importância dos dados. Seja em noticiários ou em nossos trabalhos, a demanda por trabalhar melhor essas informações é constante.

Com o comercial não é diferente. Com as várias ferramentas disponíveis hoje, é possível extrair quaisquer dados mensuráveis do seu comercial. Desta maneira, os relatórios de vendas têm se tornado cada vez mais complexos e robustos.

Esses relatórios de vendas são normalmente estruturados da seguinte forma:

• Resultados da empresa;
• Resultados individuais;
• Relação resultado x metas.

A periodicidade de sua criação depende bastante das necessidades da empresa. Eles podem ser montados em períodos semanais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais (ou em todos os anteriores).

Porém, não é por termos disponíveis hoje um grande número de ferramentas que criar esses relatórios de vendas se tornou uma tarefa fácil; vou explicar mais abaixo o porquê disso.

Criar relatórios de vendas eficazes não é tão simples

Comentamos, no início do artigo, sobre a grande quantidade de ferramentas que podem ser utilizadas pelo comercial. É possível acompanhar praticamente todos os indicadores de produtividade e de esforço existentes.

(Caso você não saiba ainda quais são, confira esse artigo bem completo que montamos sobre esses indicadores. É um assunto bem importante!)

Bom, não é tão simples centralizar todos esses dados de forma que a visualização seja simples e em tempo real.

Na maioria dos casos, os SalesOps precisam reunir dados de diversos sistemas e planilhas, ou realizar integrações complexas, para unificar toda a informação em um único banco de dados!

Por isso, é comum que, quando um gestor ou diretor solicita algum indicador do processo, não o receba de forma rápida e/ou correta. Sim, essa é outra verdade muito inconveniente sobre relatórios de vendas e indicadores comerciais:

É muito fácil que os dados não estejam corretos devido a algum erro de preenchimento do CRM ou a falha de algum dos sistemas utilizados.

Desta maneira, é preciso focar em algumas boas práticas a serem adotadas antes que o responsável estruture seus relatórios de vendas. Vamos a elas!

Defina os indicadores relevantes para o SEU processo

Uma análise essencial a ser realizada pelo Gestor de Vendas e Sales Ops é determinar o que, de fato, deve ser acompanhado no processo comercial.

Neste estudo, um bom começo é priorizar a mensuração dos indicadores mais fáceis de acompanhar e diretamente conectados ao resultado que você deseja (você sempre pode conferir no seu funil quais áreas devem ser priorizadas naquele momento). Deixar de lado métricas de vaidade, como o volume de atividades realizadas (Ex.: nº de ligações feitas), que, além de não estar fortemente correlacionado com o resultado, é bem difícil de ser medido.

Acompanhar a evolução do funil de cada vendedor e os indicadores financeiros do processo é uma boa forma de simplificar a elaboração dos relatórios de vendas.

Lembre-se: quanto mais simples eles são, mais fácil de serem produzidos e, portanto, maior a periodicidade com que podem ser compartilhados com a equipe; quanto mais acesso todos têm às informações do processo, mais fácil é detectar falhas e já corrigi-las de forma a antecipar que esses erros escalem (além de colocar todos da equipe na mesma página).

Faça relatórios curtos e visuais (você não está escrevendo uma trilogia)!

Você já leu algum livro do Tolkien? Para quem não pegou a referência, ele foi o autor de O Senhor dos Anéis e é famoso por escrever excelentes e longos livros, que engajam bastante os leitores em suas histórias.

Porém, por algum motivo, às vezes acabamos confundindo nossos relatórios de vendas com obras literárias e nos vemos como grandes escritores de alta fantasia. Porém, dificilmente vamos atingir o imaginário do nosso interlocutor com relatórios de dados como Tolkien fez com seus livros.

Existem empresas que montam relatórios bem extensos, com muitas páginas e muitos números. Se ela possui dinheiro e estrutura para fazer esse trabalho em tempo hábil, tudo bem. Entretanto, devemos também analisar a usabilidade do relatório.

A ideia desse tipo de material é ser o mais conciso possível, para que haja engajamento com a equipe/empresa.O entendimento deve ser quase instantâneo, ou ao menos despertar a vontade de compreender esses dados (novamente: se os dados não são relevantes para o processo, serão descartados da mente do interlocutor e você terá gasto tempo à toa). Por isso, quanto menos dados irrelevantes, melhor.

Independentemente do(s) gráfico(s) escolhido(s), representar visualmente os resultados nos relatórios de vendas também é uma ótima forma de engajar sua equipe, além de reduzir o tamanho da documentação, facilitando a leitura.

Relatórios de vendas precisam ser acionáveis

Por último, mas não menos importante, os relatórios de vendas precisam ser acionáveis. Ou seja, trazer insights sobre ações que podem ser implementadas para melhorar os resultados ou, caso já estejam elevados, sustentá-los.

Essa é uma excelente forma de documentar o(s) plano(s) de ação definido(s) pela gestão e de manter toda a equipe alinhada aos objetivos de curto, médio e longo prazo.

Também é uma excelente forma de olhar para o passado, para verificar o que foi tentado no processo, dividindo essas ações em "bem" e "mal" sucedidas.

Esses planos de ação não precisam ser extremamente detalhados, mas, ao menos, devem dar um norte à equipe quanto aos próximos passos a serem executados, unificando a visão de trabalho do time.

Os relatórios de vendas determinam o sucesso do meu processo?

A resposta objetiva é não e vamos explicar o porquê.

Vendas são uma das profissões mais antigas do planeta. Além disso, de certa forma, todo mundo negocia pelo menos algo ao longo do dia, seja um produto, um serviço, mais 5 minutos de sono, decidir por essa ou aquela série na Netflix, etc.

E, para obter sucesso nessas atividades, não é necessário ter um relatório com os resultados, a listagem de gargalos a serem resolvidos, etc. Porém, essa estrutura é criada para gerar um alinhamento entre equipes, expor como andam os resultados e acompanhar a evolução dos mesmos.

Na maioria dos casos, o próprio feeling do gestor é suficiente para resolver o problema. O problema é o dia em que esse gestor possivelmente errar! Nesse cenário, sem uma estrutura de relatórios de vendas assertivos e documentados, toda a equipe fica no escuro e é praticamente impossível resolver qualquer desafio que possa surgir.

Ao mesmo tempo, relatórios, se bem guardados, deixam uma trilha de informações do passado. E nada melhor do que olhar para trás para não repetir os mesmos erros no futuro.

Me conta agora como sua empresa gera seus relatórios de vendas? Eles são simples? Complexos? Maiores que o código tributário brasileiro? hehehe (Espero que não).