Atualmente é difícil ficar um dia sem escutar sobre a importância dos dados. Seja em noticiários ou em nossos trabalhos, a demanda para trabalhar melhor essas informações é constante.
Com o comercial não é diferente. Com as várias ferramentas existentes hoje, é possível extrair qualquer dado mensurável do seu comercial. Desta maneira, os relatórios de vendas tem se tornado cada vez mais complexos e robustos.
Esses relatórios de vendas são normalmente estruturados da seguinte forma:
A periodicidade para sua criação depende bastante das necessidades da empresa. Eles podem ser montados em períodos semanais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais (ou todos os anteriores).
Porém, não é por termos disponíveis hoje um número grande de ferramentas que criar esses relatórios de vendas se tornou uma tarefa fácil, e vou explicar mais abaixo o por que disso acontecer.
Comentamos no início do artigo sobre a grande quantidade de ferramentas que podem ser utilizadas pelo comercial. É possível acompanhar praticamente todos os indicadores de produtividade e esforço existentes.
(Caso você não saiba ainda quais são, confere esse artigo bem completo que montamos sobre esses indicadores. É um assunto bem importante!)
Bom, não é tão simples centralizar todos esses dados de forma que a visualização seja simples e em tempo real.
Na maioria dos casos, os Sales Ops precisam reunir dados de diversos sistemas diferentes e planilhas ou realizar complexas integrações para unificar toda a informação em apenas um banco de dados!
Por isso, é comum quando um gestor ou diretor solicita algum indicador do processo não recebê-lo de forma rápida e/ou correta. Sim, essa é outra verdade muito inconveniente sobre relatórios de vendas e indicadores comerciais:
É muito fácil os dados não estarem corretos devido a algum erro de preenchimento do CRM ou por falha de alguns dos sistemas utilizados.
Desta maneira, é preciso focar em algumas boas práticas que devem ser executadas antes de o responsável começar a estruturar seus relatórios de vendas. Vamos a elas!
Uma análise essencial a ser executada pelo Gestor de Vendas e Sales Ops, é estudar o que de fato deve ser acompanhado dentro do processo comercial.
Dentro deste estudo, um bom começo é priorizar a mensuração dos indicadores mais fáceis de serem acompanhados e que estão conectados diretamente com o resultado que você deseja (você sempre pode conferir no seu funil quais áreas devem ser priorizadas naquele momento). Deixar de lado métricas de vaidade como volume de atividades realizadas (Ex: n° de ligações feitas, que além de não estar correlacionado fortemente com o resultado, é bem difícil de ser medido.
Acompanhar a evolução do funil de cada um dos vendedores e os indicadores financeiros do processo é uma boa forma de simplificar a criação dos relatórios de vendas.
Lembre-se: quanto mais simples eles são, mais fácil de serem produzidos, e, portanto, maior a periodicidade que eles podem ser compartilhados com a equipe, e quanto mais acesso todos têm às informações do processo, mais fácil é detectar falhas e já corrigi-las de forma a antecipar que esses erros escalem (além de colocar todos da equipe na mesma página).
Você já leu algum livro do Tolkien? Para quem não pegou a referência, ele foi o autor do O Senhor dos Anéis, e é famoso por escrever excelentes e longos livros, que engajam bastante os leitores em suas histórias.
Porém, por algum motivo, as vezes acabamos confundindo nossos relatórios de vendas com obras literárias, e também nos enxergando como grandes escritores de alta fantasia. Porém, dificilmente vamos atingir o imaginário do nosso interlocutor com relatórios de dados como Tolkien fez com seus livros.
Existem empresas que montam relatórios bem extensos, com uma grande quantidade de páginas e muitos números. Se ela possui dinheiro e estrutura para fazer esse trabalho em tempo hábil, tudo bem. Entretanto, devemos analisar também a usabilidade do relatório.
A ideia desse tipo de material é ser o mais conciso possível para que tenha engajamento com a equipe/empresa. O entendimento deve ser algo quase instântaneo, ou ao menos despertar a vontade de entendimento desses dados (novamente: se os dados não são relevantes para o processo serão descartados da mente do interlocutor e você terá gasto tempo à toa). Por isso, quanto menos dados irrelevantes, melhor.
Independente do(s) gráfico(s) escolhido(s), representar de forma visual os resultados nos relatórios de vendas é também uma ótima forma de engajar sua equipe, além de encurtar o tamanho da documentação, facilitando a leitura.
Por último mas não menos importante, os relatórios de vendas precisam ser acionáveis. Ou seja, trazer insights sobre ações que podem ser executadas para melhorar os resultados ou caso eles já estejam elevados, sustentá-los.
Essa é uma excelente forma de documentar o(s) plano(s) de ação definidos pela gestão e manter toda a equipe alinhada sobre os objetivos de curto, médio e longo prazo.
Também é uma excelente forma de olhar para o passado para verificar o que foi tentado dentro do processo, dividindo essas ações entre "bem" ou "mal" sucedidas.
Esses planos de ação não precisam ser extremamente detalhados, mas ao menos devem dar um norte a equipe em relação aos próximos passos a serem executados, unificando a visão de trabalho do time.
A resposta objetiva é não e vamos explicar o por quê.
Vendas é uma das profissões mais antigas do planeta. Além disso, de certa forma, todo mundo negocia pelo menos alguma coisa ao longo do dia, seja um produto, serviço, mais 5 minutos de sono, decidir por essa ou aquela série na Netflix, etc.
E para obter sucesso nessas atividades não é necessário ter um relatório com os resultados, listagem de gargalos a se resolver, etc. Porém, essa estrutura é criada para gerar um alinhamento entre equipes, expor como andam os resultados e acompanhar a evolução dos mesmos.
Na maioria dos casos, o próprio feeling do gestor é suficiente para resolver o problema. O problema é o dia em que esse gestor possivelmente errar! Nesse cenário, sem uma estrutura de relatórios de vendas assertivos e documentados, toda a equipe fica no escuro e é praticamente impossível resolver qualquer desafio que possa por ventura aparecer.
Ao mesmo tempo, relatórios se bem guardados, deixam uma trilha de informações do passado. E nada melhor do que olhar para trás para não repetir os mesmos erros no futuro.
Me conta agora, como sua empresa tem gerado seus relatórios de vendas? Eles são simples? Complexos? Maiores que o código tributário brasileiro? hehehe (Espero que não).
Se quiser entender como a Insight Sales simplificou a leitura dos dados e funil de vendas dos CRMs, fale com a gente!