Brenda Linhares - Partner & CMO @Insight Sales
Encontrar uma informação importante em um mar de dados é um grande alívio para qualquer gestor. Mas essa busca pela organização dos registros pode se tornar uma verdadeira odisseia na já atribulada rotina desses profissionais.
Isso porque, se existe um setor que está transbordando dados, é, sem dúvidas, o de vendas. Quase tudo no comercial precisa ser quantificável e fácil de interpretar ao mesmo tempo, o que explica a necessidade de dashboards de vendas no dia a dia. Porém, nem tudo são flores. Implementar uma rotina otimizada, simplificada e que garanta o fácil acesso à essas informações muitas vezes não é uma tarefa tão rápida quanto parece, tornado-se assim uma realidade de poucas empresas atualmente.
Esse problema é intensificado pela complexidade no momento da implementação desse tipo de ferramenta. Se não for possível integrar diferentes tipos de plataformas, centralizando tudo em um dashboard de vendas, esse cenário já dificultoso torna a rotina de gestão de dados ainda mais impraticável. Não há cultura de dados que resista, certo?
Neste artigo vamos dar dicas de como simplificar a leitura de indicadores através da adoção de um dashboard de vendas, e como não cair em armadilhas no meio desse caminho rumo à automação. Vamos lá?
O que é um dashboard de vendas?
As equipes de vendas contam com uma infinidade de indicadores que precisam ser mensurados constantemente. Sejam MQLs, SQLs, Oportunidades, MRR, ARR, ACV, LTV, CAC, existe um grande volume de KPIs que, se bem gerenciados, ajudam na tomada de decisões inteligentes. Porém, realizar a gestão de todos esses indicadores pode ser um trabalho complexo. É aqui que entra um dashboard de vendas!
Um dashboard de vendas é uma representação visual desses dados em tempo real, em um painel único e informativo. O objetivo desse tipo de painel é fornecer uma visão geral facilmente compreensível de seus indicadores, permitindo que vendedores e gestores acompanhem o progresso da equipe em direção às metas estipuladas. Os dashboards comerciais são úteis também especialmente para a tomada de decisões de negócios, quando se está criando estratégias de vendas, elaborando metas, estipulando bônus e identificando áreas que precisam de melhorias.
O seu dashboard deve permitir também que toda a equipe monitore seu desempenho em uma base diária, semanal ou mensal, e pode ser usada até mesmo de forma motivacional para promover a competição amigável entre as equipes de vendas internas.
Quais as dificuldades ao adotar um dashboard comercial?
A maioria das empresas atualmente possuem um processo similar para garantir a visualização desses números. Elas criam inicialmente um banco de dados próprio, que em seguida será conectado à API de um CRM (executando nesta etapa toda a organização das informações), para que finalmente possam conectar o CRM a uma ferramenta de visualização de dados — o famoso dashboard de vendas. Algumas empresas optam por conectar diretamente seus CRMs à dashboards, porém, neste formato, qualquer problema na integração ou erros de preenchimento no CRM levam ao comprometimento da qualidade das informações.
Neste modelo, é preciso envolver equipes de TI, cientistas de dados, sales operations, engenheiros de dados e outros — além de muito dinheiro e tempo investidos. (Isso sem contar na manutenção constante dessas integrações.)
Por isso, é importante atentar para a possibilidade de fazer esse processo de implementação da forma mais simplificada possível. Vamos te ajudar a cortar esses caminhos tortuosos rumo a uma análise de dados simples e eficaz. Acompanhe!
Como adotar um dashboard comercial?
Todos os dashboards são construídos com base no princípio de puxar dados para si e fornecer à equipe de vendas uma representação gráfica desses números. Abaixo está um checklist simples do que precisa ser feito ao adotar um painel de vendas:
- Identifique as métricas de vendas e KPIs que você precisa monitorar
- Identifique onde esses dados estão atualmente (CRM, Excel, Planilhas do Google, etc)
- Avalie um fornecedor de software de dashboard com base em seus requisitos principais
- Organize e integre corretamente as ferramentas com o seu dashboard
- Compartilhe o dashboard com a sua equipe para incentivar a adoção
A Insight Sales é o único dashboard de vendas que faz a integração com o CRM em menos de 1 minuto. A Insight Sales foi planejada com uma arquitetura que evita que erros no preenchimento do CRM impactem na precisão dos seus indicadores. São mais de 120 regras de negócios que garantem a precisão desses dados!
Quando devo usar um dashboard?
A sobrecarga de dados é um cenário que muitas empresas estão enfrentando atualmente. A necessidade e o desejo de mais e mais dados podem atrapalhar a razão pela qual eles são importantes em primeiro lugar: fornecer informações claras, confiáveis e atualizadas para a tomada de decisões de negócios importantes.
Infelizmente, em muitos casos, os painéis e relatórios não são apenas inúteis - eles são até prejudiciais para o andamento dos negócios.
Se uma ferramenta não for suficientemente eficiente, executivos e tomadores de decisão podem acabar gastando seu valioso tempo na tentativa de decifrar esses dashboards, o que vai contra o propósito desse tipo de tecnologia. Caso eles não consigam ter insights em um tempo hábil, esse tempo será perdido, tempo esse que poderia ter sido gasto avaliando outras ferramentas que de fato os ajudassem a melhorar o desempenho do setor da empresa pelo qual são responsáveis.
Por isso, aqui está uma pergunta simples que você deve se fazer sobre cada plataforma com a qual trabalha atualmente: "quantas decisões ou ações tomei usando este painel específico nos últimos 2 meses?"
Se a resposta for zero - e você ficará surpreso com a frequência com que isso ocorre - então não use mais esta ferramenta.
Por que os painéis de vendas são essenciais para o sucesso da sua operação?
Os dashboards de vendas oferecem muitas vantagens que permitem que você aprimore seu processo, dentre elas:
1. Permite que as equipes trabalhem em direção às mesmas metas e KPIs
Dashboards intuitivos e simplificados permitem que os gestores e vendedores visualizem facilmente os indicadores de performance individuais e da equipe em tempo real. Essa é a chave para avaliar onde seus vendedores, ICs ou SDRs precisam de mais treinamento ou coaching, e também onde os gerentes devem reconhecer os grandes destaques do time. A equipe como um todo pode usar esses insights para motivar uns aos outros a fim de atingir metas individuais e comuns. (Afinal, é sempre mais gratificante compartilhar o sucesso com um grupo que o apoia.)
2. Produz previsões de vendas mais precisas
A previsão de vendas (ou forecast de vendas) é uma das partes mais complexas do trabalho de um gestor. As tendências de mercado, as mudanças rápidas no comportamento do consumidor e as variações econômicas dificultam a previsão adequada das vendas futuras. Por isso, ao garantir dados históricos e em tempo real de alta qualidade, é possível diminuir a margem de erro e produzir previsões mais precisas.
3. Economiza tempo de exportação de dados manualmente de um CRM para planilhas
Desenterrar dados manualmente e exportá-los de um CRM para planilhas para criar relatórios é uma tarefa tediosa e demorada. Nenhum vendedor (ou mesmo gestor) no mundo preferiria passar por todo esse trabalho ao invés de vender, e um dashboard de vendas os livra desse fardo, além de reduzirem os costumeiros erros humanos que acompanham o gerenciamento manual de dados de um CRM.
4. Libera tempo para se concentrar em vender
Os dashboards podem eliminar a carga de processos manuais para entrada de dados, criação de relatórios, busca de informações de contas e muito mais. Quando eles têm todas as informações de que precisam na ponta dos dedos, o vendedores garantem mais tempo para fazer o que fazem de melhor: vender. Processos ineficientes fazem com que os representantes gastem 64,8% do seu tempo em atividades administrativas que não geram receita, mas as ferramentas certas liberam esse tempo para tarefas mais impactantes para o seu negócio.
5. Centraliza os dados para decisões mais bem informadas
Ao centralizar todos os seus dados de vendas em um dashboard, sua equipe não terá que rastrear, gerenciar e analisar dados provenientes de fontes distintas. Uma fonte única da verdade e de fácil acesso abriga tudo em um só lugar e garante dados limpos e confiáveis que podem ser usados para tomar decisões baseadas em insights e com isso melhorar seus processos.
6. Obtenha uma visão holística dos principais dados de vendas
Um dashboard de vendas oferece uma visão abrangente e em nível macro de todos os dados relevantes de que você precisa ao avaliar seu processo, acompanhar vendedores e muito mais. Uma perspectiva panorâmica ajuda os gerentes a entenderem facilmente todos os aspectos da sua operação - incluindo atividades, funil de vendas e suas conversões entre etapas e desempenho geral - para assim obterem uma visão clara do que está funcionando e do que não está no comercial.
Conclusão
Os dashboards de vendas são ferramentas valiosas que fornecem informações abrangentes sobre seu processo comercial de ponta a ponta. Eles centralizam e apresentam dados históricos em tempo real de uma maneira simples e eficaz para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados.
Estes painéis de vendas são mais eficazes quando são cuidadosamente implementados, incluindo métricas relevantes e combinados com a tecnologia certa, ajudando líderes e vendedores a obterem percepções acionáveis rapidamente, sendo este um investimento que definitivamente deve ser considerado se você busca uma gestão de dados mais eficiente.
