Práticas de gerenciamento de dados para a sua operação de vendas

Não é segredo que atualmente as equipes de vendas coletam mais dados do que nunca. Graças às práticas cada vez mais bem-sucedidas de prospecção, a quantidade de dados que os times de operação de vendas recebem diariamente pode ser esmagadora.

Mas, mais do simplesmente coletar os dados, as equipes de vendas devem organizá-los de maneira eficaz para torná-los acionáveis no dia a dia. Afinal, a função final dos dados comerciais é ajudar a sua empresa a vender cada vez mais, e não é uma prática interessante simplesmente deixar esses importantes números estacionados em um software.

Porém, com esse movimento de automatização das demandas, muitas equipes de vendas encontraram uma explosão de ferramentas de vendas disponíveis para uso no mercado, mas com pouca orientação sobre a finalidade de cada uma, e como elas podem se conectar.  Existe, portanto, uma desconexão entre o que as equipes de vendas fazem e o que as melhores práticas de gerenciamento de dados prescrevem.

Neste artigo, vamos descrever as principais atividades de gerenciamento de dados nas quais as operações de vendas devem se concentrar para aumentar a eficiência e organização das informações comerciais. Acompanhe!

O que é gerenciamento de dados

O gerenciamento de dados envolve a coleta, armazenamento, limpeza, organização, proteção e processamento dessas informações, etapas essenciais para garantir uma análise reveladora para as empresas.

Essa gestão de dados bem feita é importante porque os dados que sua organização coleta são um recurso muito valioso. A última coisa que você quer é gastar tempo e recursos coletando dados e inteligência de negócios, apenas para perdê-los ou armazená-los no lugar errado. Portanto, trate bem os seus dados.

Benefícios das boas práticas de gerenciamento de dados

A necessidade de gerenciar os dados de forma eficaz cresceu assustadoramente nos últimos anos dentro das organizações. À medida que as empresas estão sujeitas a um número crescente de regulamentações (como a LGPD), ao aumento da necessidade de armazenamento de informações, e a uma grande quantidade de dados e documentos gerados no dia a dia, esse movimento foi inevitável.

Abaixo mais alguns benefícios de adotar essa prática na sua empresa:

Aumento da produtividade

Tornar o seu time mais produtivo é sempre um fator importante para sua empresa evoluir mais rapidamente.

As práticas de gerenciamento de dados são os seus maiores aliados no momento de ajudar os seus funcionários a encontrarem e compreenderem as informações de que precisam para realizarem bem o seu trabalho no dia a dia.

Elas também permitem que sua equipe valide facilmente os resultados ou insights baseados em evidências, e fornece a estrutura para que as informações sejam facilmente compartilhadas com outras pessoas.

Além disso, uma boa gestão de dados permite que as informações sejam armazenadas para referência futura e fácil recuperação quando necessário.

Mais proteção dos dados

Existem vários riscos se seus dados não forem gerenciados adequadamente e suas informações caírem em mãos erradas. Um forte sistema de gerenciamento de dados reduzirá esses riscos e garantirá mais segurança aos envolvidos.

Tomada de decisões mais precisas

Muitas organizações usam diferentes fontes de informação para planejamento, análise de tendências e gerenciamento de desempenho.

Mas o valor da informação é tão bom quanto as fontes de informação consultadas. Isso significa que os tomadores de decisão em todas as organizações estão frequentemente analisando números diferentes para tomar decisões que afetarão a empresa inteira. Com isso, há grandes chances disso resultar em conclusões ruins ou imprecisas se não houver um sistema de gerenciamento de dados. Erros de entrada de dados, erros de conclusão e ineficiências de processamento são todos riscos para empresas que não têm um plano e sistema de gerenciamento de dados sólidos.

Mais agilidade operacional

A velocidade com que uma empresa pode tomar decisões e mudar de direção é um fator chave para determinar o quão bem-sucedida uma organização pode ser. Se uma empresa demorar muito para reagir ao mercado ou a seus concorrentes, isso pode significar um desastre em termos de resultados para a sua empresa.

Com um bom sistema de gerenciamento de dados, seus funcionários poderão acessar informações e serem notificados sobre mudanças no mercado ou na concorrência com mais rapidez. Como resultado, sua empresa será capaz de tomar decisões e agir de maneira significativamente mais rápida do que empresas que possuem sistemas de gerenciamento e compartilhamento de dados ineficientes.

Reduz a perda de dados

Com um sistema de gerenciamento de dados e um plano implementado que todos os seus funcionários reconheçam e sigam, você pode reduzir significativamente o risco de perder informações vitais. Além disso, medidas geralmente são implementadas para garantir que informações importantes sejam copiadas e recuperadas de uma fonte secundária se a fonte primária estiver inacessível.

Mais economia

Outro benefício do gerenciamento de dados adequado é que ele pode fazer a sua organização economizar. Isso porque permitirá que sua organização evite duplicações desnecessárias. Ao armazenar e tornar todos os dados facilmente consultáveis, ele garante que você nunca terá funcionários realizando a mesma pesquisa, análise, trabalho ou negociação que já foram concluídos por outro colaborador, evitando que seu time desperdice tempo em tarefas repetidas.

5 práticas de gerenciamento de dados 

Embora você precise de dados, é essencial aprender como classificá-los, assim como determinar as informações mais importantes para análise. Aqui estão algumas práticas que o seu time de operação de vendas pode estar deixando escapar no dia a dia:

1. Garantir acessibilidade de dados para as equipes de marketing e vendas

As equipes mais proativas de marketing e vendas estão sempre em movimento, em busca de novas oportunidades para gerar leads e convertê-los. Infelizmente, a maioria deles não tem tempo ou recursos para vasculhar uma quantidade enorme e desorganizada de dados e relatórios para obterem o que precisam. Desta maneira, a comunicação torna-se limitada, impedindo-os de concluir seus objetivos iniciais. Com uma plataforma de gerenciamento de dados centralizada e fácil de usar, as equipes podem acessar dados em tempo real para garantir escolhas mais informadas, e claro, vender mais.

2. Adotar metodologias de previsão das vendas

Uma previsão de vendas eficaz usa dados históricos e preditivos de vendedores e gestores para que se garanta maior precisão nos resultados.

Com uma plataforma de registro centralizada, sua equipe pode registrar adequadamente os pontos de contato já feitos e acompanhar um funil de vendas mais preciso para maximizar os esforços de negociação.

Não perca mais nenhuma chance de venda futura ao adotar as melhores práticas de previsão e usar os dados apropriados para ajudar os vendedores a terem conversas mais bem preparadas com clientes em potencial.

3. Integrar o CRM com softwares de vendas

As equipes de sales ops são responsável por gerenciar um grande stack de ferramentas de vendas. Em média, cada organização possui 10 ferramentas e adicionará mais 4 no próximo ano. Os sistemas de CRM são os campeões de contratação entre as organizações de vendas. Infelizmente, fazer com que todas essas tecnologias se integrem ao CRM não é uma tarefa tão trivial para a maioria das empresas.

Um estudo do Miller Heiman Group revelou que menos de 25% das organizações de vendas acreditavam que as plataformas de vendas ajudavam de forma prática seus desafios comerciais. Isso porque muitas equipes de vendas perdem a oportunidade de melhorar seu desempenho ao fazer uma integração de sistemas eficiente. As organizações com um sistema de vendas mais integrado demonstraram uma taxa de sucesso 9% maior do que aquelas sem essa prática.

Por meio da integração de todos os seus sistemas de vendas e marketing, a sua equipe poderá gerenciar melhor o processo de vendas, sem discordância de informações.

4. Tornar os dados mais acionáveis

Compreender os dados que você possui é uma coisa, mas retirar valor deles é outra completamente diferente. É apenas quando as informações são acionáveis que você começa a ver melhorias na eficácia do processo de vendas. Em qualquer estágio da gestão de dados, você deve ser capaz de conectá-los diretamente à insights acionáveis.

Sem esse sistema, você não terá o nível necessário de entendimento sobre seus clientes e seu processo de vendas não passará de um palpite.

5. Descartar dados

Você definitivamente não precisa manter todos os dados dos seus clientes armazenados. Isso mesmo: parte dos seus dados podem ser descartados ou reorganizados. Um seleção criteriosa de leads pode ajudar sua equipe de vendas a se concentrar em vender para uma lista reduzida, com prospects mais qualificados, por exemplo.

O termo usado quando se tem muita informação acumulada é saturação de dados. Isso pode sobrecarregar sua equipe e impedi-los de tomar decisões de vendas práticas e cruciais. É importante avaliar os sistemas criteriosamente e consultar os membros da equipe para decidir quais dados você realmente precisa manter. Tente avaliar os dados com algumas questões-chave:

• Como esses dados ajudarão na experiência do cliente?
• Como isso ajuda nossa empresa a atingir as metas e objetivos?
• A que perguntas esses dados respondem?

Você pode descobrir que alguns dos dados que sua equipe de vendas coleta não são relevantes para seus objetivos e pode economizar tempo ao desconsiderá-los.

Nunca é demais repetir: os dados que sua equipe coleta existem para ajudar a sua empresa a vender mais. Depois de organizá-lo de uma maneira útil, você estará melhor posicionado para usá-los como uma ferramenta de vendas poderosa.

Conclusão

As operações de vendas são parte integrante de qualquer organização em crescimento. Ao investir nas práticas corretas de gerenciamento de dados, as equipes terão um melhor alinhamento para aumentar o seu desempenho e bater as metas todos os dias.

A parte infeliz é que muitas vezes as organizações não tem conhecimento de sua falta de gerenciamento de dados até o surgimento de um problema, e ao invés de ser proativa, agem de forma reativa, o que, a longo prazo, custa muito mais para o seu bolso.

O momento certo para revisar e implementar um sistema de gerenciamento de dados - se ainda não o fez - é agora. Então, mãos à obra!