Como aplicar metodologia PDCA no seu negócio

Aqui no blog já falamos sobre alguns métodos e indicadores utilizados para melhoraria da gestão, como os KPIs e as OKRs. Agora, vamos falar sobre uma importante metodologia que tem como foco a evolução de processos e solução de problemas: o Ciclo PDCA. Mas por que ele faz tanto sucesso?

Bom, é notório que o mercado está vez mais competitivo. Com esse cenário, as organizações se veem obrigadas a implementar ações que lhes permitam melhorar constantemente seus serviços e se destacarem dos concorrentes. Neste contexto, nasce e ganha popularidade o PDCA. O método PDCA traz melhorias contínuas aos processos de empresas de todos os portes e segmentos, e já ajudou muitas organizações a saírem do ponto em que os resultados não aparecem mais - o chamado "Efeito Platô".

A sigla PDCA vem dos termos em inglês Plan - Do - Check - Act, e cada uma de suas iniciais se refere a uma etapa de aplicação do método (que em português significam: planejar, fazer, verificar e agir). O objetivo é facilitar a identificação e correção de problemas que podem afetar os resultados do negócio, assim como ajudar a atingir os objetivos empresariais.

A seguir, explicaremos como funciona cada uma dessas etapas e como você pode aplicá-las na gestão dos seus negócios. Vamos lá!

O que é ciclo PDCA?

PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma abordagem cíclica de quatro estágios para melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços de uma empresa. Envolve testar sistematicamente as soluções possíveis, avaliar os resultados e implementar aquelas que se mostraram mais eficazes. É baseado em métodos científicos de resolução de problemas, e foi popularizado pelo Dr. W. Edwards Deming, que é considerado por muitos o pai do controle de qualidade moderno.

O ciclo PDCA permite que as empresas desenvolvam hipóteses sobre o que precisa ser mudado, para que em seguida testem essas hipóteses em um ciclo de feedback contínuo, e com isso ganhem um aprendizado valioso sobre suas rotinas de trabalho. Esse ciclo consiste em quatro componentes:

Planejar (plan)

A primeira etapa do PDCA consiste em fazer um planejamento que norteará toda a metodologia. Nesta fase, deve-se escolher um foco, identificando os processos que podem ser mais beneficiados pelo método. Por exemplo, se a sua empresa possui departamentos que apresentam problemas como lentidão, falta de produtividade ou necessidade de redução de custos, esses são ótimos candidatos para ser o ponto de partida para a aplicação do método.

É importante ter em mente que o objetivo do método PDCA é identificar o que está causando os problemas e o que pode ser feito para que eles não voltem a acontecer. (Muitas vezes, os gestores apenas procuram remediar as consequências desses problemas, o que pode trazer resultados por um período curto de tempo, mas tem pouca eficiência a longo prazo.)

Dessa forma, após a identificação dos processos que precisam ser aprimorados, é necessário encontrar respostas para uma série de questionamentos que podem nortear a busca pelas soluções. Estes são alguns dos pontos que devem ser considerados:

• O que pode estar causando esse problema?
• Com que frequência isso acontece?
• Em que medida esse problema está interferindo no negócio?
• Quais são os objetivos que precisam ser alcançados?
• Que medidas devem ser tomadas para alcançar esses objetivos?

Para que você tenha sucesso nesta fase, é fundamental que você deixe os colaboradores apresentarem todas as suas ideias para serem analisadas com atenção. Isso porque eles estão acostumados a lidar com os processos do setor em que atuam e podem ter uma visão mais aprofundada da situação atual, bem como o que tem dificultado a obtenção de uma maior qualidade em sua execução. Por esse motivo, fazer um brainstorming pode ser muito útil na hora de tomar decisões.

Fazer um planejamento meticuloso é o que definirá o nível de sucesso na aplicação do método. Portanto, não poupe esforços nesta etapa e busque o maior número possível de informações sobre o processo que está sendo analisado. Isso pode ser feito também, por exemplo, por meio de relatórios, pesquisas de clientes ou análise de dados nas plataformas de gestão da empresa.

A partir daí é necessário:

• Identificar e formalizar as questões existentes;
• Estimar custos;
• Sensibilizar e mobilizar os membros da organização;
• Definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir os resultados obtidos;
• Definir o deadline.

Fazer (do)

Nesta fase, é chegado o momento de implementar as medidas definidas na fase anterior. Certifique-se de que todos os colaboradores se comprometeram na execução das ações propostas de acordo com o plano estabelecido, e que saibam exatamente como fazê-lo. Se necessário, organize reuniões e ofereça treinamentos antes do início das atividades, para que tudo aconteça conforme o planejado.

Para que tudo corra bem, é necessário também que o gestor participe ativamente do processo, oferecendo apoio aos colaboradores e observando se o plano está realmente sendo executado ou se há desvios do que foi estabelecido.

Além disso, é imprescindível o registro de todas as ações implementadas para a resolução dos problemas, bem como a data e a equipe envolvida na sua execução. Todos os resultados obtidos com as medidas tomadas devem ser anotados para serem analisados ​​posteriormente.

Verificar (check)

Esta é a etapa de análise dos resultados obtidos na etapa anterior. Compare as soluções encontradas com os objetivos definidos na fase de planejamento. Os objetivos foram alcançados? Caso a resposta seja afirmativa, verifique se tudo aconteceu de acordo com as datas previamente estabelecidas ou se os procedimentos precisam de refinamento. Não se esqueça de anotar todas as suas observações.

No entanto, se os objetivos não foram alcançados, analise se todos métodos adotados foram igualmente ineficientes, ou se algum deles foi eficaz, mas prejudicado por aqueles que não funcionaram da maneira esperada. Desta maneira, será mais fácil identificar exatamente quais ações precisam de um planejamento mais elaborado.

Agir (act)

Agora que você já sabe se as medidas adotadas foram eficientes ou não, é preciso atuar nesse sentido. Se os objetivos foram alcançados, é um sinal de que os métodos estão no caminho certo e provavelmente devem ser tomados como um padrão para a execução desse processo específico.

Por outro lado, se as medidas não trouxeram os resultados esperados, há uma necessidade de identificar o que causou esse problema e buscar novas formas de obter as melhorias pretendidas. Qual o melhor jeito pra fazer isso? Reiniciar o ciclo PDCA e passar pelas quatro etapas novamente, fazendo um novo projeto para redefinir as ações.

A base desta ferramenta é a repetição. Neste contexto, planejamento, padronização e documentação são práticas essenciais e medidas indispensáveis para alcançar o sucesso.

Quais são os benefícios de adotar o método PDCA?

Há muitos benefícios em implementar um sistema de gerenciamento de continuidade de negócios, muitos dos quais já foram descritos neste artigo. Confira abaixo mais algumas razões para aplicar esse processo na sua organização:

Versatilidade

Você pode usar essa metodologia em muitos ambientes de negócios e setores. Ele pode ser usado no gerenciamento de mudanças, na avaliação de falhas e no desenvolvimento de produtos. Ele se encaixa em praticamente qualquer tipo ou tamanho de organização.

Melhoria contínua

A natureza cíclica do PDCA leva uma organização a melhorar continuamente um processo ou produto, levando-o cada vez mais perto de um estado ideal.

Simples e efetiva

Este modelo é muito simples de entender. Além disso, é uma ferramenta poderosa que resolve problemas novos e recorrentes, minimizando o desperdício e aumentando a eficiência.

Em função da transformação progressiva que estamos vivendo, a única alternativa para garantir o sucesso do seu negócio é transformar essas mudanças em um processo de evolução no qual a organização se reinventa cada vez que é necessário. Com esse método, é possível criar uma equipe de solucionadores de problemas e inovadores, fornecendo uma estrutura para fazer experimentos e conduzir soluções eficazes.

Porém, exige comprometimento dos membros da equipe. Na ausência de uma boa liderança envolvida, seu modelo não funcionará com a eficácia pretendida.

Conclusão

Essa prática não só permite que os processos mantenham um alto padrão de qualidade, mas também os aprimora constantemente.

Sempre que a aplicação de um ciclo PDCA for finalizada, certamente você terá uma nova visão sobre o processo estudado, e terá uma chance maior de acertar as ações corretivas. Este ciclo não tem fim e pode ser repetido, sempre buscando a melhoria contínua; portanto, é chamado de loop.

É muito importante que você repita ininterruptamente todo o ciclo PDCA, para que seja possível obter uma maior qualidade dos procedimentos continuamente, sempre identificando novas falhas que possam surgir ou oportunidades de otimização advindas de algum dos processos internos da empresa.

Quer saber mais sobre como aplicar um bom ciclo PDCA na sua empresa? Fale com a gente e conheça mais sobre melhoria contínua com a nossa consultoria.