Montando um Funil de Vendas eficiente

Quem trabalha a mais tempo com vendas complexas já está familiarizado com o termo Funil de Vendas.

Ele é basicamente o caminho que o seu lead percorre desde o momento em que ele gerado (seja por lista Outbound ou pelas ações de Inbound), até o seu fechamento.

Algumas empresas vão um pouco além, adotando um modelo de funil sugerido pela Hubspot que eles conceituaram como flywheel. Nesse modelo Marketing, Vendas e Sucesso do Cliente/Atendimento trabalham dentro de um mesmo funil.

Nesse artigo vamos focar na construção de um funil comercial, mas já visualizando seu lead/cliente como um parceiro à longo prazo do seu negócio.

Empresas como a Amazon e Zappos nos ensinam a importância de enxergar o processo de vendas não só focando no fechamento de novos clientes, mas como uma cadeia complexa onde o importante não é apenas vender, mas sim superar as expectativas dos clientes, e com isso alimentar a máquina do Marketing com recomendações e claro, gerando novas receitas.

Um outro grande desafio que as empresas enfrentam hoje é adaptar o funil à realidade do seu negócio (e não copiar o que algum concorrente ou especialista está dizendo ser o correto).

Ao longo desse artigo vamos mostrar a melhor forma de estruturar um Funil de Vendas focado nas particularidades da sua empresa e clientes.

Importância do Funil de Vendas

Com um funil bem desenhado, fica muito mais simples para que o gestor de vendas entenda os gargalos do processo e consiga propor melhorias, pois cada etapa passa a ser muito mais previsível.

Um exemplo: se na etapa em que o seu vendedor deve contactar os leads eles estão acumulando na fila, isso pode significar que você precisa contratar novos vendedores.

Acompanhando também o ciclo de vendas e sabendo o volume de leads existentes no funil, fica mais simples prever quantos deles serão fechados nos próximos dias/meses/trimestre, etc e com isso a empresa saberá o quanto poderá investir no futuro,  pois terá em mãos o quanto de novas receitas vão ser acrescentadas à sua base.

Além disso, a equipe também conseguirá planejar o quanto de comissão receberá dado o volume de negócios que existem em cada etapa e sua taxa de fechamento.

Ou seja todos os lados saem ganhando!

Sobre mudanças no Funil de Vendas

É importante ressaltar que um funil de vendas deve permanecer em constante evolução. Sempre que houverem mudanças no modo como a sua persona toma decisão, é preciso alterá-lo.

Outro ponto importante à se ressaltar é que os processos mudam.

Imagine a seguinte situação: você é um representante comercial em 1980. Dentro do seu processo, você precisa visitar presencialmente os seus leads.

Se esses leads estivessem em outra cidade seria preciso por exemplo comprar uma passagem de ônibus ou avião, logo, o seu funil de vendas precisaria cobrir essas etapas. Ou seja, seria necessário ter etapas como "aprovação de passagem" para dar mais visibilidade do cenário da negociação para a gestão, e também explanar bem a forma como o processo seria executado para a equipe.

Um exemplo de como poderia ser uma parte desse funil exemplificado abaixo:

Com o surgimento de ferramentas de videoconferência nos anos 2000, muitas dessas viagens passaram a ser desnecessárias. Logo, o funil de vendas precisou ser redesenhado para não contemplar mais as etapas de viagens que se tornaram mais esporádicas do que parte do processo.

Como montar um Funil de Vendas em 3 passos

Dito isso, dividimos o processo de construção de um funil em 3 simples passos. São eles:

• Mapeamento do processo
• Escolha de uma ferramenta para implementar o seu funil
• Simplificação ao longo do tempo

Mapeamento do processo

Esse é o ponto de partida para quem quer começar a montar o seu próprio funil de vendas. Mapear o seu processo de vendas, e mais importante ainda, o processo de tomada de decisão do seu comprador, é vital para construir um funil que realmente espelhe a realidade e tenha adesão com sua equipe comercial.

Lembre-se sempre disso! Se o seu funil não representar bem a realidade da sua empresa e comprador, a probabilidade dos seus vendedores não engajarem com o seu funil é altíssima.

Em ordem de importância, você deve focar em como o seu lead toma decisão para depois focar em como funcionam os seus processos internos.

Simularemos um cenário para demonstrar a melhor forma de mapear o seu processo.

Uma empresa vive o seguinte cenário:

• Possui duas formas de captar clientes: Inbound e Outbound
• Vende para empresas de pequeno e médio porte
• Não consegue falar facilmente com tomadores de decisão. É preciso antes passar pelo influenciador
• Oferece para o mercado um software de tecnologia
• O ticket médio fica entre R$ 1.000 e R$ 3.000,00

As etapas nesse caso seriam:

1. Vamos pensar primeiro na etapa onde ainda não entramos em contato com os leads e eles ainda não conhecem sua empresa. Essa será a etapa onde você registrará todos os leads das suas listas de Outbound. O nome que sugerimos é "Lista Outbound" ou Smart Leads".
2. Depois, temos que avaliar o que você quer acompanhar no seu processo, levando em consideração o momento que o seu lead ainda não te respondeu. Particularmente, uma sugestão é acompanhar quantas empresas você está tentando conectar diariamente. O nome seria "Tentativa de Conexão".
3. Seguinte a isso, é também importante avaliar quantas te responderam, independentemente de ter sido uma resposta quente ou fria. É nela também onde os leads de altamente qualificados de Inbound vão cair. A etapa seria "Conectado" ou "Leads Conectados".

Após essas primeiras etapas, você já pode levar em consideração a forma como o seu lead toma decisões.

1. Como a empresa do cenário acima vende um SaaS (Software como serviço), é preciso fazer uma demonstração para que o lead possa visualizar como podemos ajudá-lo e mostrar a ferramenta em funcionamento. A etapa pode ser nomeada como "Demonstração".

Aqui o lead normalmente segue dois caminhos se ele viu valor em sua solução:

• Tenta agendar uma próxima reunião com o tomador de decisão da empresa para que sua equipe apresente a solução e verifique se esse decisor também enxerga valor;
• Tenta mostrar o valor da sua solução internamente para o tomador de decisão diretamente.

Em ambos os cenários, caso o tomador de decisão acredite que faça sentido evoluir, partimos para uma próxima etapa que é contempla o desenho de solução.

1. Essa etapa consiste em apresentar uma proposta para o lead, seja em um reunião envolvendo o tomador de decisão e/ou influenciador ou mesmo estruturando a proposta internamente para enviar. O nome dessa etapa pode ser "Proposta Apresentada".
2. Caso o lead responda positivamente ao valor proposto, esse lead irá para a etapa de forecast, onde ele ficará até que os trâmites burocráticos sejam resolvidos e seja possível iniciar oficialmente a parceria. O nome que sugerimos é "Forecast".

Resumindo o funil descrito acima, temos então as seguintes etapas (que respeitam tanto o processo de compra do lead, quanto as burocracias internas):

Listas Outbound → Tentativa de Conexão → Leads Conectados → Demonstração → Proposta Apresentada → Forecast.

Abaixo um exemplo deste funil:

Lembre-se que ter um funil de vendas estruturado também facilitará que a sua empresa acompanhe os indicadores de produtividade com mais facilidade.

Escolha uma ferramenta para implementá-lo

Hoje existem várias soluções gratuitas que podem te auxiliar, mas o ideal é escolher a que melhor atenda as suas necessidades.

Recomendamos trabalhar com um sistema que forneça pelo menos a possibilidade de enxergar o funil no formato de Kanban, pois isso tornará a rotina de gerenciamento muito mais simples (pois basta arrastar os leads para a etapa desejada). Com essa visualização do funil de vendas, fica muito mais simples acompanhar a evolução dos seus negócios e saber as etapas que tem performado bem e aquelas que precisam de mais atenção.

Outra decisão importante na hora de escolher o seu CRM é buscar uma solução que tenha integração nativa com ferramentas de automação de marketing e sistemas de pós-vendas. Quando falamos de integração nativa, nos referimos àquelas que não precisam de desenvolvedores para que sejam feitos, podendo ser executadas por profissionais que não são da área técnica.

Uma outra solução bem interessante para quem quer integrar sistemas não nativamente conectados é utilizar o Zapier. Ele te permite realizar um pouco do trabalho do desenvolvedor de forma mais simples, sem a necessidade de conhecimento técnico. Dessa forma, sua empresa economizará bastante tempo e dinheiro.

É vital adotar essa abordagem para centralizar toda a informação dos seus leads no CRM, otimizando assim o trabalho da sua equipe ao longo do uso do funil de vendas.

Implementar um funil em uma ferramenta de CRM costuma ser bem simples. A maior parte dos CRMs dão a possibilidade de criar etapas e alterar os seus respectivos nomes em pouquíssimos segundos.

Simplifique ao máximo o seu funil

Nesse mesmo artigo demos um exemplo de uma mudança de dinâmica de mercado que afeta o formato de um funil comercial. Essa é uma alteração de altíssimo impacto. É difícil imaginar, mas soluções de VoIp retiram mais receitas de companhia aéreas do que você imagina.

Porém, mesmo em pequenas mudanças, sejam elas nos seus processos internos ou nos seus leads e clientes, podem impactar o seu funil.

Um exemplo de impactos menores: Imagine que uma empresa possua um contrato com mais de 10 páginas, com várias cláusulas. Uma das etapas mais longas do processo de vendas dessa empresa é negociar com o jurídico do lead a retirada ou alteração de cláusulas. Após toda a negociação, o contrato é encaminhado para assinatura física.

Vamos supor que todo esse processo demore algo em torno de 3 meses e exista uma etapa no funil de vendas apenas para assinatura de contrato, logo após o Forecast.

Depois de algum tempo de análise, essa mesma empresa percebe que nunca foi preciso acionar as cláusulas que estão no contrato e ele pode ser bastante simplificado. Ao invés de 10 páginas, ele é resumido para uma página e todo o processo de assinatura passa a ser digital.

Com essa mudança, foi gerada uma redução do ciclo de assinatura de três meses para dois dias.

Com isso, foi verificado que a etapa de assinatura de contrato não era mais necessária e portanto, foi cortada do funil de vendas.

Deu para notar como as mudanças internas no seu próprio processo podem simplificar a sua rotina? Cobrimos neste exemplo apenas o final do funil, mas é possível fazer isso em todas as suas etapas.

Em resumo, é importante lembrar que quanto mais simples ao longo do tempo o seu processo e funil forem, maior a adesão por parte da sua equipe a estratégia terá, mais rapidamente seus contratos serão fechados, garantindo assim ao gestor um controle maior dos processos e do crescimento da empresa como um todo.