O que é um software de gestão de dados

Um CRM e um Software de Gestão de Dados funcionam muito bem juntos, mas são dois sistemas muito diferentes.

Um Software de Gestão de Dados (ou, em inglês, "Data Management Software", ou simplesmente DMS) extrai, limpa, transforma e integra dados de diversas fontes (incluindo um CRM) sem comprometer a integridade dos mesmos, para que seja possível acessar todas essas informações de maneira mais fácil e organizada.

Já um CRM (em inglês, "Customer Relationship Management") permite o armazenamento de informações a respeito dos leads e clientes em potencial em um local central, para que essas informações estejam acessíveis para todas as partes interessadas.

Ambas as ferramentas, se corretamente adotadas, geram muito valor para a sua operação e colaboram para que o seu time de vendas acompanhe as mudanças que o mercado e os clientes atualmente exigem.

Acompanhe esse artigo e veja como esses dois sistemas podem ser complementares, elevar a qualidade dos dados e garantir insights reveladores sobre a saúde da sua empresa!

O que é software de gestão de dados e quais são seus recursos?

Os dados hoje são um dos ativos mais importantes que uma empresa pode ter para aumentar a sua vantagem competitiva e melhorar a experiência dos clientes. Desta maneira, o gerenciamento e a precisão desses dados são essenciais para garantir operações comerciais mais eficazes, desde a melhoria de processos do dia-a-dia, passando pela escolha correta dos canais de vendas, até o controle dos esforços de marketing (e muito mais!). Com um software de gestão de dados, as empresas agora podem gerenciar, armazenar, utilizar e proteger todas essas informações de forma muito mais adequada. E sem dados precisos e seguros, seria impossível criar bons insights.

O gerenciamento de dados também não deve ser considerado tarefa apenas da equipe de TI ou do Sales Ops. É uma decisão de negócios que pode ajudar a melhorar o desempenho em todos os aspectos de sua organização.

Abaixo estão alguns dos principais recursos de um software de gestão de dados:

Armazenamento de dados

Os dados precisam ser armazenados em algum lugar e, em muitos casos, costumam ser guardados em vários sistemas diferentes, incluindo sistemas legados, o que torna o uso dessas informações muito difícil.

Por exemplo, alguns setores podem ter dados armazenados em planilhas do Excel e outras em CRMs. Mas com o uso de um software de gestão, esses dados podem ser integrados e transformados para criar painéis e relatórios únicos, e em tempo real. Os melhores tipos de ferramentas funcionam de uma maneira uniforme, garantindo o acesso a todos os indivíduos relevantes ao processo.

Análise de dados

A análise de dados usa automação e aprendizado de máquina que podem ver tendências e, muitas vezes, até tomar decisões de forma autônoma.

A Insight Sales, por exemplo, fornece insights de alto valor por meio da fácil visualização de dados, ou seja, por meio de um painel com análise de tendências, permitindo que o usuário (analista de dados ou qualquer membro da equipe sem conhecimento técnico), tenha uma visão clara do forecast.

Gestão de dados

Os dados só são úteis quando são precisos. A gestão de dados envolve a implementação das melhores práticas para que as informações sejam coletadas e armazenadas de forma consistente, segura e adequada.

Qualidade de dados

Um software de gestão de dados pode ajudar a identificar e preencher lacunas de informações ausentes e diminuir a redundância que, de outra forma, impactaria a precisão das análises.

Controle de dados

Essa ferramenta também oferece controle sobre os dados, o que significa que você pode identificar rapidamente quando e como os dados foram alterados. Ela também permite que você crie alertas para que seja notificado imediatamente sobre quaisquer alterações no seu fluxo de informações.

Segurança de dados

Ao usar recursos como tokenização, criptografia e controle de acessos, esses softwares protegem contra ataques e possíveis riscos para a segurança dessas informações.

Gerenciamento de riscos

Esse software também permite que uma organização empregue controles para acessar, integrar e armazenar dados em todos os processos, para assim minimizar os riscos de não ter dados limpos.

Análise integrada

É possível coletar dados de vários sistemas atuais e legados e integrá-los para fornecer insights úteis, modelagem, previsão e análises de tendências.

Automação do fluxo de trabalho

Esse software também pode mostrar o desempenho dos colaboradores para ajudá-lo a projetar e implementar melhorias nos processos.

E muito mais

• Garanta melhores tomadas de decisão
• Diminua os custos de TI
• Tenha mais colaboração entre as equipes
• Garanta mais eficiência de processos
• Tenha processamento de dados em massa

No que difere um software de gestão de dados comerciais de um CRM?

Se a sua empresa já abandonou a dependência de planilhas e adotou o uso de um CRM, já é um grande passo para garantir uma área de dados mais organizada e que, de fato, gere valor para os tomadores de decisão.

Porém, é preciso levar em conta que o manuseio dos CRMs geralmente são feitos pelo pessoal de pré-vendas e pelos vendedores da equipe. Isso significa que as chances de ocorrerem erros no momento do preenchimento dessas informações é muito alta (principalmente se você não possui uma equipe de Sales Ops para acompanhar esse processo). Isso porque esses profissionais geralmente focam sua energia em tentar fechar o máximo de negócios possível, para, claro, baterem as metas da empresa. O resultado disso, é que a curva de adoção de um CRM geralmente é muito prolongada, principalmente se não houver um treinamento a respeito do processo de inserção de dados de vendas da maneira correta.

Uma pesquisa da Hubspot mostrou que, em média, os líderes de vendas gastam apenas 22% de seu tempo gerenciando a sua equipe. Assustadores 13% do tempo são gastos na conferência e pedidos à equipe para inserção ou correção dos dados, e outros 13% do tempo são usados na otimização do uso do CRM.

É aqui que entra a importância de integrar um software de gestão de dados a um CRM.

Um software de gestão de dados possuem regras de negócio que interpretam os erros de preenchimento no CRM e corrigem tudo na mesma hora!

O gerenciamento desses dados funciona então de forma simbiótica com o gerenciamento de processos, garantindo que as ações das equipes sejam informadas através de dados mais limpos e atualizados - o que, hoje, significa rastrear mudanças, erros e tendências em tempo real.

É por isso que esse tipo de ferramenta é essencial para minimizar o erro humano e oferecer uma maneira segura para todos os usuários acessarem e utilizarem os dados sempre que desejarem.

Por que implementar um software de gestão de dados no seu comercial?

Sua empresa provavelmente já documentou um processo de vendas descrevendo o que cada um no time deve exercer, incluindo as metas a serem batidas. Mas como a sua equipe está trabalhando nesse processo? Sem verificar as ações de cada membro individualmente - e correndo o risco de cair no conto do microgerenciamento - essa tarefa se torna um tanto trabalhosa para os líderes de vendas.

A melhor solução para esse cenário é um software de gestão de dados comerciais. Essas ferramentas ajudam  a agilizar, otimizar e acelerar todo o ciclo de vendas de seus produtos e serviços, pois elas permitem que todo o acompanhamento do Funil de Vendas seja feito de maneira prática, com apontamento dos gargalos da operação de forma muito mais rápida. E vender mais e mais rápido é o que todo negócio busca, correto?

A Insight Sales é o 1ª software de gestão de dados 100% focado no setor comercial.

Um software de gestão de dados comerciais também pode (e deve) integrar a outras ferramentas. Essa prática garante o que chamamos de Single Source of True (ou em português "única fonte de verdade"), mantendo o seu processo organizado, acessível e moderno, e promovendo uma cultura de dados na sua empresa. Por isso, se a sua empresa já trabalha com um CRM, é possível fazer a integração de outras ferramentas importantes que estejam sendo utilizadas e que vão otimizar a leitura dos resultados, agregando informações importantes para a tomada de decisões empresariais.

A Insight Sales é um DMS ("data management software") que ao ser integrado ao CRM, garante a visualização do seu Funil de Vendas em um dashboard simples, com dados limpos e pronto para ser analisado e apresentado.

Além desses importantes fatores, um software de gestão de dados em vendas garante que os vendedores tenham acesso aos seus números individuais de maneira muito mais simples e visual, e com isso consigam controlar melhor suas metas e desempenho, trabalhando de maneira cada vez mais autônoma rumo ao sucesso.

Modernize seus processos

A maioria das empresas reconhece a imensa quantidade de oportunidades e benefícios que os dados podem fornecer a elas, mas muitas ainda não conseguem implementar um sistema que possa colher essas vantagens completamente.

Mas, se você avaliar suas necessidades e encontrar o software de gerenciamento de dados certo para a sua operação, você aumentará sua produtividade, melhorará a comunicação (interna e externa), reduzirá os riscos de negócios e, com tudo isso, reduzirá seus custos.

Independente da solução que você escolher, tudo o que pode ser medido começa por ser bem gerenciado, e o software de gerenciamento de dados pode fazer esse trabalho braçal por você.