Como mensurar KPI de vendas

"Não é possível gerenciar o que não é medido." Essa famosa frase de Peter Drucker é uma verdade bastante inconveniente nas vendas.

Mensurar os resultados do comercial nunca foi uma tarefa fácil. Décadas atrás, sem nenhuma ferramenta para mensurar os resultados, esse trabalho era ainda mais complicado.

Você consegue imaginar como era a vida de um Sales Ops há duas décadas? Trabalhando com vários relatórios escritos à mão, conferindo diferentes cadernos ou, no melhor dos cenários, utilizando planilhas extremamente confusas? Pois é. A vida deste profissional não era nada fácil.

Porém, nos últimos anos, vimos um avanço imenso na área de dados de vendas. Várias ferramentas surgiram, possibilitando que gestores de vendas, donos de empresa e Sales Ops tivessem acesso a quaisquer KPIs (Key Performance Indicators, ou, em português, Indicadores-chave de Performance) de vendas praticamente em tempo real.

O trabalho que era realizado ao longo de várias semanas agora pode ser feito em poucos segundos.

Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre as ferramentas que proporcionaram esse novo mundo cheio de possibilidades para o comercial.

KPI de Vendas: o que são?

Existem diversos indicadores que podem ser medidos no seu processo comercial. Porém, é importante saber escolher os KPIs certos, o que é o que irá, de fato, fazer com que o seu comercial evolua a partir destes dados.

Assim, todo o time comercial conseguirá entender como suas ações no dia a dia contribuirão para o alcance do sucesso das metas determinadas, e os gestores poderão analisar com mais eficiência a evolução do ciclo de vendas, tomando assim as melhores decisões.

Abaixo alguns destes indicadores:

• MRR

• ARR

• ACV

• CAC

• LTV

• Churn

KPI de Vendas: ferramentas

Existem várias formas de mensurar qualquer KPI de vendas. Desde soluções simples, até ferramentas de analytics mais arrojadas, o universo de escolhas é enorme.

A decisão de qual atende melhor às suas necessidades deve ser direcionada pelos seguintes fatores:

• Orçamento disponível;
• Tamanho da equipe;
• Estrutura de Sales Ops interna.

Com verba e uma grande equipe, o melhor caminho é buscar soluções mais completas que fornecam informações em tempo real sobre qualquer KPI de vendas, em maior profundidade.

Para empresas com uma estrutura mais enxuta, ferramentas mais simples acabam gerando bastante valor por serem fáceis de operar e terem custos menores, tanto de implantação quanto de manutenção.

Vamos às opções existentes no mercado?

Planilhas

Um editor de planilhas, como o Excel, é o melhor amigo de qualquer empresa. Falamos em outro artigo sobre suas várias aplicações, os melhores momentos de uso e como podem gerar valor de forma tão variada quanto possível.

São fáceis de operar, versáteis e o seu limite é a imaginação do seu operador (e também a memória ram do computador).

É um "amigo" para qualquer tipo de festa. Permite acompanhar literalmente qualquer KPI de vendas, independentemente de qual seja a sua fonte.

E, com soluções integradoras como Zapier ou Pluga, também é possível conectar vários sistemas a diferentes planilhas, alimentando-as com informações sem necessidade de input humano.

Por seu baixo custo (grande parte das empresas já possuía versões do Google ou do Office 365), é sempre uma opção a ser considerada.

CRM

Quem já utilizou algum CRM provavelmente já se deparou com suas respectivas áreas de relatório. Nos últimos anos, houve uma evolução significativa nessas funcionalidades, proporcionando uma ampla opção de relatórios de KPI de vendas aos gestores comerciais.

São extremamente eficientes para fornecer informações em tempo real. Porém, acabam sendo limitados pelos relatórios pré-prontos que têm. Desta maneira, é muito comum encontrar gestores que utilizam planilhas ou integram seus CRMs via API a dashboards mais robustos.

Mesmo CRMs que possuem áreas de relatório mais completas acabam tendo seu uso limitado devido à alta complexidade para estruturá-los.

Power BI

Acredito que grande parte das pessoas que trabalham com gestão comercial e Sales Ops está bem familiarizada com o Power BI.

Já bem difundida na área, é uma excelente ferramenta para acompanhar quaisquer KPIs de vendas. Sejam indicadores de produtividade, evolução do funil de vendas, CAC ou LTV, a flexibilidade do Power BI é altíssima.

Podendo ser integrado tanto a uma planilha quanto a CRMs, é uma ferramenta bem interessante para quem está começando a estruturar uma área de Sales Ops.

O seu maior gargalo, entretanto, está nas nossas integrações. É preciso criar um grande volume de regras de negócio para impedir que erros no preenchimento do CRM (algo comum no cotidiano das equipes de vendas) "sujem" a base de dados e prejudiquem o acompanhamento dos KPIs de vendas.

Além disso, o Power BI é, em essência, um espelho de dados de outros sistemas. Logo, qualquer problema que tenha ocorrido nos sistemas integrados será refletido também nele.

Metabase

É basicamente a Ferrari para quem trabalha com dados em vendas. Possui uma manutenção mais complexa do que o Power BI e necessita de pelo menos uma pessoa com conhecimento em desenvolvimento para ser gerenciado.

Mas, em compensação, possui um nível de maleabilidade muito alto, pois permite que, caso algum dado esteja errado, se veja como a requisição está sendo feita em SQL para verificar o que aconteceu e, assim, encontrar a origem do problema.

Para quem possui pelo menos um desenvolvedor que possa ficar por conta dessa atividade, é uma excelente alternativa para gerenciar seus KPIs de vendas.

O Metabase também inclui um poderoso recurso de incorporação (embedding) gratuito e um recurso pago de PBI (Product Backlog Item), ambos personalizáveis para diferentes usuários, com o intuito de manter maior controle dos acessos.

Qual é a melhor opção para mensurar o KPI de vendas?

Para qualquer pergunta sobre investimento em ferramentas de ambiente empresarial, a resposta sempre será: depende do custo-benefício.

Operações que estão em seu início precisam analisar com cautela quais ferramentas fazem sentido de serem contratadas para potencializar o seu crescimento e o que pode ser deixado para depois.

Empresas mais estruturadas precisam "terceirizar" tarefas caras e não essenciais e focar exclusivamente em seu core business (a tradução literal seria "atividade principal").

Portanto, caso esteja começando a estruturar sua área de dados no comercial, comece com uma planilha, estude quais KPIs de vendas fazem sentido para a sua realidade e, depois que tiver uma noção mais clara do que deve ser medido, procure ferramentas de baixo custo que automatizem o acompanhamento dos seus números.

No cenário em que sua estrutura é mais robusta, foque em automatizar a coleta e o tratamento de dados. Se não fizer esse trabalho muito bem, sua equipe gastará mais tempo corrigindo erros nas informações repassadas pelo CRM do que necessariamente tomando decisões estratégicas (ou pior, estará tomando decisões baseadas em fatos inexistentes)!

Portanto, abandonar planilhas, centralizar as informações em um banco de dados único, criar regras de negócio que corrijam automaticamente erros de preenchimento (dentre vários outros pequenos trabalhos), é essencial para quem quer escalar uma área de Sales Ops com qualidade.

Em resumo, se você ainda não começou a estruturar a área de dados do seu comercial, avalie o cenário atual (em termos de equipe e orçamento) e comece o quanto antes. Quando a rotina estiver minimamente estruturada, evolua as ferramentas para que a mensuração de seus KPIs seja cada vez mais organizada e dê respaldo ao time para que ele evolua cada vez mais em seus resultados.