Como mensurar KPI de vendas

"Não é possível gerenciar aquilo que não é medido." Essa famosa frase de Peter Drucker é uma verdade bastante inconveniente dentro de vendas.

Mensurar os resultados do comercial nunca foi uma tarefa fácil. Décadas atrás, sem nenhuma ferramenta para realizar a mensuração dos resultados, esse trabalho era ainda mais complicado.

Você consegue imaginar como era a vida de um Sales Ops há duas décadas atrás? Trabalhando com vários relatórios escritos a mão, conferindo diferentes cadernos ou no melhor dos cenários, utilizando planilhas extremamente confusas? Pois é. A vida deste profissional não era nada fácil.

Porém, nos últimos anos vimos um avanço imenso na área de dados em vendas. Várias ferramentas surgiram possibilitando que gestores de vendas, donos de empresa e Sales Ops tivessem acesso a qualquer KPI (Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-chave de Performance) de vendas praticamente em tempo real.

O trabalho que era realizado em várias semanas, agora é possível de ser feito em poucos segundos.

Nesse artigo vamos falar um pouco mais das ferramentas que proporcionaram esse novo mundo cheio de possibilidades para o comercial.

KPI de Vendas: o que são?

Existem diversos indicadores que podem ser medidos no seu processo comercial. Porém, é importante saber escolher os KPIs certos é o que irá, de fato, fazer com que o seu comercial evolua a partir destes dados.

Assim, todo o time comercial conseguirá entender como suas ações no dia a dia contribuirão para o alcance do sucesso das metas determinadas, e os gestores poderão analisar com mais eficiência a evolução do ciclo de vendas, tomando assim as melhores decisões.

Abaixo alguns destes indicadores:

• MRR

• ARR

• ACV

• CAC

• LTV

• Churn

KPI de Vendas: ferramentas

Existem várias formas de mensurar qualquer KPI de vendas. Desde soluções simples, até ferramentas de analytics mais arrojadas, o universo de escolhas é enorme.

A decisão de qual melhor atende às suas necessidades deve ser direcionada pelos seguintes fatores:

• Orçamento disponível;
• Tamanho da equipe;
• Estrutura de Sales Ops interna.

Com verba e uma grande equipe, o melhor caminho é partir para soluções mais completas que forneçam informações em tempo real sobre qualquer KPI de vendas em um nível de profundidade maior.

Para empresas com uma estrutura mais enxuta, ferramentas mais simples acabam gerando bastante valor por serem fáceis de operar e terem um custo menor, seja de implantação ou manutenção.

Vamos as opções existentes no mercado?

Planilhas

Um editor de planilhas como o Excel é o melhor amigo de qualquer empresa. Falamos em outro artigo sobre suas várias aplicações, melhores momentos de uso e também sobre como podem gerar valor das mais variadas formas.

São fáceis de operar, versáteis e o seu limite é a imaginação de seu operador (e também a memória ram do computador).

É um "amigo" para qualquer tipo de festa. Permite literalmente acompanhar qualquer KPI de vendas, independentemente de qual seja sua fonte.

E com soluções integradoras como Zapier ou Pluga, também é possível conectar vários sistemas a diferentes planilhas, alimentando-as de informação sem necessidade de input humano.

Por seu baixo custo (grande parte das empresas já possuem a versão do Google ou Office 365) é sempre uma opção a ser considerada.

CRM

Quem já utilizou algum CRM provavelmente já se deparou com suas respectivas áreas de relatório. Nos últimos anos, houve uma evolução muito grande nessas funcionalidades, provendo uma grande opção de relatórios de KPI de vendas para os gestores comerciais.

São extremamente eficientes para fornecer informação em tempo real. Porém, acabam sendo limitados pelos relatórios pré-prontos que possuem. Desta maneira, é muito comum encontrar gestores que utilizam planilhas ou integram via API seus CRMs com dashboards mais robustos.

Mesmo CRMs que possuem áreas de relatório mais completas, acabam tendo seu uso limitado pela alta complexidade para estruturá-los.

Power BI

Acredito que grande parte das pessoas que trabalham com gestão comercial e Sales Ops são bem familiarizadas com o Power BI.

Já bem difundida na área, é uma excelente ferramenta para acompanhar qualquer KPI de vendas. Sejam indicadores de produtividade, evolução do funil de vendas, CAC ou LTV, a flexibilidade do Power BI é altíssima.

Podendo ser integrado tanto com uma planilha, quanto com CRMs, é uma ferramenta bem interessante para quem está começando a estruturar uma área de Sales Ops.

O seu maior gargalo entretanto está em suas integrações. É preciso criar um grande volume de regras de negócio para impedir que erros no preenchimento do CRM (algo comum no cotidiano de equipes de vendas) "sujem" a base de dados e prejudiquem o acompanhamento das KPIs de vendas.

Além disso, o Power BI é basicamente um espelho de dados de outros sistemas. Logo, qualquer problema que tenha acontecido nos sistemas integrados, será espelhado também para ele.

Metabase

É basicamente a Ferrari para quem trabalha com dados em vendas. Possui uma manutenção mais complexa que o Power BI, e necessita de pelo menos uma pessoa com conhecimento em desenvolvimento para ser gerenciado.

Mas em compensação, possui um nível de maleabilidade muito alto pois permite que, em caso de algum dado estar errado, se veja como a requisição está sendo feita em SQL para verificar o que aconteceu, e assim encontrar a origem do problema.

Para quem possui pelo menos um desenvolvedor que possa ficar por conta dessa atividade, é uma excelente alternativa para gerenciar suas KPIs de vendas.

O Metabase também inclui um poderoso recurso de incorporação (embedding) gratuito e de PBI (Product Backlog Item) pago, ambos personalizáveis para diferentes usuários com o intuito de manter maior controle dos acessos.

Insight Sales

A Insight Sales é a única ferramenta de gestão de dados em vendas com regras de negócio já estruturadas para impedir que erros no preenchimento do CRM impactem a qualidade dos dados.

Além de fornecer a leitura da evolução do funil de vendas em tempo real, permite também integração com qualquer CRM do mercado em menos de 1 minuto.

É ideal para quem quer ter qualidade no acompanhamento de KPIs de vendas sem investir grandes somas de dinheiro e sem a necessidade de um profissional de engenharia de dados.

Qual a melhor opção para mensurar KPI de vendas?

Para qualquer pergunta sobre investimento em ferramentas de ambiente empresarial, a resposta sempre será: depende do custo benefício.

Operações que estão em seu início precisam analisar com cautela quais ferramentas fazem sentido de serem contratadas para potencializar o seu crescimento e o que pode ser deixado para depois.

Empresas mais estruturadas, precisam "terceirizar" tarefas caras e não essenciais e focar exclusivamente em seu core business (a tradução literal seria atividade principal).

Portanto, caso esteja começando a estruturar sua área de dados dentro do comercial, comece com uma planilha, estude quais KPI de vendas fazem sentido para a sua realidade e depois que tiver uma noção mais clara do que deve ser medido, procure ferramentas de baixo custo que automatizam o acompanhamento dos seus números.

No cenário onde sua estrutura é mais robusta, foque em automatizar a coleta e tratamento de dados. Se não fizer esse trabalho muito bem bem feito, sua equipe gastará mais tempo corrigindo erros nas informações repassadas pelo CRM do que necessariamente tomando decisões estratégicas (ou pior estará tomando decisões baseadas em fatos que não existem)!

Portanto, abandonar planilhas, centralizar as informações em um banco de dados único, criar regras de negócio que corrijam automaticamente erros de preenchimento (dentre vários outros pequenos trabalhos), é essencial para quem quer escalar uma área de Sales Ops com qualidade.

Em resumo, se você ainda não começou a estruturar a área de dados do seu comercial, avalie o cenário atual (em termos de equipe e budget) e comece o quanto antes. Quando a rotina estiver minimamente estruturada, evolua as ferramentas para que a mensuração de seus KPIs seja cada vez mais organizada e dê respaldo para que o time evolua cada vez mais em seus resultados.