Saiba como escrever um e-mail frio com alta taxa de resposta

Garantir o sucesso da sua campanha de cold mail (ou e-mail frio) pode ser um desafio até mesmo para os profissionais de vendas mais experientes. Assim como o restante das mídias atuais, os provedores de serviços de e-mail alteram continuamente seus algoritmos para proteger as caixas de entrada de seus clientes de mensagens indesejadas, e nem sempre fica claro quais alterações foram feitas.

A boa notícia é que existem alguns passos simples que você pode seguir para minimizar o risco de acabar na caixa de Spam de seus clientes em potencial, e também garantir uma alta taxa de respostas. Acompanhe o artigo, e mãos no teclado!

O que é cold mail (e-mail frio)?

Um cold mail é um e-mail enviado para alguém que não conhece você e não interagiu com você ou a sua empresa antes. 

Em muitos aspectos, um e-mail frio é similar  ao cold call – porém menos intrusivo. Por essa razão o cold mail é visto como uma forma de prospectar mais interessante, tanto para o remetente, quanto para o destinatário. 

O cold mail não deve ser confundido com Spam. Os Spams geralmente são enviados para inúmeros endereços de uma só vez, sem pesquisa de relevância do destinatário ou confirmação se esses endereços de e-mail realmente existem.

Em contraste, um e-mail frio geralmente é enviado para um prospect qualificado, o que significa que pelo menos alguma pesquisa foi feita sobre o destinatário e sua adequação ao seu produto ou serviço  – e, claro, se esse endereço de e-mail realmente está validado.

Mas afinal, o e-mail frio funciona? Ele vale a pena?

A resposta curta? Sim. 

Para muitos, o Cold Emailing está morto, sufocado pelo fantasma do Spam e não é mais uma ferramenta eficaz para o processo de Outbound Marketing. No entanto, este não é o caso: um e-mail frio continua sendo uma excelente ferramenta para fazer negócios, construir relacionamentos e encontrar clientes, porque é acessível, escalável e eficaz. No entanto, essa ferramenta deve ser usada de forma coerente e com processos bem estruturados, pois obter a resposta de um cold mail não é algo garantido.

Veja abaixo como o seu negócio pode aproveitar o cold mail adotando algumas etapas simples.

Como começar a prática do cold mail?

Agora que você sabe o que é cold mail e por que você deve adotá-lo, veja como você pode configurar sua primeira campanha de e-mail frio.

Passo 1: Crie suas listas de e-mails de forma segmentada

Algo óbvio: antes de executar uma campanha de cold mail, você precisará (claro!) de pessoas para entrar em contato.

Nesta fase, certifique-se de segmentar de forma coerente sua lista para que atendam as características da sua persona. Para definir isso, comece documentando o perfil de seus melhores clientes. As personas ajudarão a aumentar a relevância de seus e-mails frios e a também as chances de obter uma resposta.

Existem vários métodos para fazer a prospecção de leads. A forma mais comum, no entanto (e onde a maioria das empresas provavelmente começará), é a prospecção manual.

A prospecção manual pode levar um tempo. Por outro lado (se esquecermos por um breve momento que tempo é dinheiro), é gratuita.

As listas, se bem feitas (por um IC, por exemplo), podem conter leads de alta qualidade, com clientes em potencial qualificados. Além disso, é possível revisar esses contatos para entender o tipo de campanha que vai bem com o perfil de cada um. A verdade é que nenhuma ferramenta substitui a avaliação humana minuciosa sobre esses leads.

Você pode também prospectar manualmente usando uma infinidade de ferramentas. O próprio Google é interessante para uma pesquisa simples de leads, e redes sociais como o LinkedIn são excelentes para consultas direcionadas. Existem também ferramentas pagas de geração de leads.

Passo 2: Aprenda a escrever um bom e-mail

Alguns artigos fazem parecer que escrever e-mails frios é algo muito simples – tão simples quanto adaptar um modelo que alguém usou há cinco anos e clicar em "enviar". 

Infelizmente, não é tão fácil quanto gostaríamos (e não vamos mentir para você).

Ao usar o modelo de outra empresa, pode ser que você envie e-mails que muitos contatos já viram antes. Isso pode fazer com que seu e-mail seja excluído rapidamente (ou pior – marcado como Spam).

Na prática, escrever um bom cold mail reúne diversas habilidades, como escrever bem, entender do seu mercado e persona, entender de vendas e ter uma pegada pessoal, mas publicitária. É um conhecimento que vem mais naturalmente para alguns do que para outros, mas que pode ser aprendido. Vamos abordar isso melhor mais para frente neste artigo.

Passo 3: Escolha um software para campanhas de e-mail 

Se você decidiu desenvolver uma campanha ampla de e-mail frio, softwares comuns de marketing, como Mailchimp, não são uma boa ideia. Esses tipos de plataformas possuem termos de serviço que geralmente proíbem os usuários de executar campanhas de prospecção em larga escala.

Você precisa de um software de e-mail frio especializado para esse foco, mas como escolher o certo (levando em conta as centenas de opções existentes hoje)?

Considere que o seu software deve:

• Ser fácil de usar: o objetivo dessa plataforma é ajudá-lo a economizar tempo automatizando suas campanhas. Você não quer ter uma curva de aprendizado tão grande que o faça perder mais tempo para aprender do que para usar.
• Ter recursos essenciais: sua ferramenta deve ter a opção de configurar uma programação de envio personalizada e organizada, automatizar os follow-ups, ter reports completos sobre taxa de abertura, clicks nos links e respostas, possibilitar que vários usuários utilizem os recursos e o que mais for interessante para a sua equipe.
• Não dar muitos bugs: hoje existem diversas ferramentas de prospecção, portanto mantenha seu radar ligado sobre o que o mercado tem a dizer sobre cada uma. Uma empresa com muitas reclamações de clientes definitivamente não é uma boa escolha. 

Passo 4: Contrate um domínio oficial para divulgação do cold mail

Alguns profissionais iniciantes executam suas campanhas de cold mail a partir do domínio principal de seus sites.

Porém, se o seu domínio for colocado na lista negra (blacklist) dos servidores por alguma razão, você não conseguirá mais se comunicar por e-mail com seus clientes atuais.

Para evitar esse problema, o melhor é adotar um domínio separado para suas campanhas de divulgação fria.

Por exemplo: se o site estiver em um domínio .com.br, você poderá usar os domínios .net ou .org apenas para suas campanhas de cold mail. O ideal é que seu email para e-mails frios sejam semelhantes ao seu domínio principal.

Passo 5: Configure sua conta de e-mail

Você pode configurar uma conta de e-mail usando o Google Workspace ou outro provedor de sua preferência.

Certifique-se de incluir esses pontos:

• Remetente: é o nome que o seu contato verá quando receber seu e-mail frio. Você pode usar seu nome + nome da empresa, por exemplo.
• Assinatura – você pode incluir seu nome, cargo, o nome da empresa e um número de telefone comercial.
• Foto: adicione uma foto profissional ao seu perfil.

Personalize o máximo que puder para que seus e-mails pareçam autênticos e menos propensos a ir para a lixeira ou pastas de Spam.

Passo 6: "Aqueça" seu domínio

Como o objetivo é automatizar as campanhas de cold mail, é crucial que você primeiro demonstre que um humano está enviando esses emails. Fazendo isso, será menos provável que seu provedor bloqueie sua conta e que o servidor de e-mail do destinatário marque seus e-mails como Spam.

Mas o que isso significa, afinal? Bom, não é recomendado criar uma nova conta de e-mail e enviar imediatamente 200 e-mails de prospecção.

Você precisa aquecer o seu domínio, aumentando aos poucos o volume de e-mails que está enviando dia após dia. 

Existem duas boas maneiras de fazê-lo:

• Manualmente: envie e-mails para conhecidos, amigos, colegas e familiares pedindo que respondam e que marquem como não sendo Spam, removendo-os da pasta de Spam se forem parar lá por alguma razão.
• Automaticamente: existem também soluções focadas em aquecimento de domínio.

4 passos simples para escrever um cold mail com alta taxa de resposta

Mais do que uma boa taxa de abertura, o objetivo principal ao escrever um cold mail é que ele seja respondido. 

Por isso, seu e-mail deve ser pensado e desenvolvido com o foco de conseguir uma resposta de reunião ou mesmo um teste de uma plataforma. Estes 4 passos simples podem te levar até lá:

Passo 1: Trabalhe na linha de assunto

A linha de assunto de um cold mail é determinante para garantir uma maior taxa de abertura, com 35% dos destinatários de e-mail alegando que só abrem mensagens cujo assunto chame a atenção.

Portanto, gaste um tempo para criar uma linha de assunto que seja ao mesmo tempo curta e relevante para a sua persona intencionada. Adicione também power words, e personalize o máximo que puder.

Passo 2: Personalize o seu conteúdo

Enviar o mesmo e-mail para 200 clientes em potencial resultará em poucas respostas.

Por quê? Porque não é personalizado.

Por isso, pesquise os leads no LinkedIn e no Google e adicione essas informações preciosas no seu e-mail direcionado para aquele perfil.

Ser específico o diferenciará das centenas de e-mails que os clientes em potencial recebem diariamente em sua caixa de entrada. Quando você inicia o e-mail com informações sobre a vida profissional do seu lead, isso mostra que você fez sua lição de casa e que vale a pena tirar uns minutos para ler o que você tem a dizer.

Passo 3: Apresente uma proposta de valor

Seus destinatários não se importam com a sua empresa, ponto final.

Depois de captar a atenção com uma chamada inicial, vá direto ao ponto e fale sobre algo que verdadeiramente mude a rotina do seu lead (que você, claro, poderá facilitar).

A maioria dos profissionais hesita em falar sobre algo errado na empresa do cliente inicialmente. Mas não exite! Se você não apontar o gargalo, não haverá necessidade de mudança.

Pesquise o site e mercado do lead e veja como a sua solução pode melhorar a maneira como eles trabalham atualmente. Mas lembre-se de não vender recursos, mas sim os benefícios que o cliente em potencial obterá ao usar a sua solução.

Passo 4: Termine com uma call-to-action

Pense: o que você quer que seus leads façam após ler o seu e-mail? Agendar uma reunião, responder ao seu e-mail, inscrever-se na demonstração de solução, as opções são muitas...

Seja o que for, certifique-se de ter apenas uma call to action simples e direta para não confundir o seu lead.

Não peça muito no seu primeiro e-mail. Uma resposta, por exemplo, é o suficiente para iniciar uma conversa.

E-mails altamente personalizados, curtos e nítidos são uma ótima maneira de iniciar um novo relacionamento comercial. Seja relevante e fale com inteligência e clareza sempre! Gaste um tempo bom para escrever esse seu cold mail, pois cada lead que você quer se comunicar é de extrema importância.

Mas não desanime se você não receber uma resposta logo de cara. Quando se trata de e-mails frios, a persistência é fundamental. Portanto, certifique-se de fazer follow-ups com uma consistência adequada até obter as respostas que deseja. Boa prospecção!